บทความนี้ครอบคลุมวิธีการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์สำหรับแอปโดยใช้คุณลักษณะ การจัดการกระบวนการ

ในหัวข้อนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีการสร้างเวิร์กโฟลว์พื้นฐานในการตั้งค่า การจัดการกระบวนการ​

ในการสร้างเวิร์กโฟลว์ จำเป็นต้องกำหนดค่าการตั้งค่าต่อไปนี้บนหน้าจอการตั้งค่า การจัดการกระบวนการ​

• สถานะก่อนดำเนินการ
• รายชื่อ ผู้รับมอบหมาย
• เงื่อนไขสำหรับการดำเนินการนี้
• ชื่อ การดำเนินการ
• สถานะหลังดำเนินการ

คุณอาจต้องการจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ของคุณในเชิงภาพ (เช่น ด้วยแผนภูมิหรือแผนที่) ล่วงหน้าเพื่อให้การตั้งค่าง่ายขึ้น

ในตัวอย่างด้านล่าง เราจะกำหนดค่าการตั้งค่าการจัดการกระบวนการเพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์สำหรับแอปคำขอซื้อ
เวิร์กโฟลว์นี้จะต้องมีผู้มีอำนาจอนุมัติเพื่อยืนยันและอนุมัติบันทึกคำขอซื้อที่สร้างโดยผู้ใช้

1. คลิกไอคอน การตั้งค่าแอป (ไอคอนรูปฟันเฟือง) ที่ด้านขวาบนของหน้าจอ ดู​
   

2. บนหน้าจอ การตั้งค่าแอป ให้เลือกแท็บ การตั้งค่าแอป จากนั้นคลิก การจัดการกระบวนการ ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป​

3. ในส่วน 1. เปิดใช้งาน ฟีเจอร์นี้ ของหน้าจอ การจัดการกระบวนการ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้งานเวิร์คโฟลว​
   ค่า ค่าเริ่มต้น จะถูกตั้งค่าไว้ในส่วน 2. การตั้งค่า สถานะ และ 3. การตั้งค่าการไหลของกระบวนการ เป็นตัวอย่าง
   การตั้งค่าของแต่ละส่วนจะแสดงอยู่ในแผนภาพภายใต้ แผนภาพกระบวนการ​
   

4. กําหนดการตั้งค่าในส่วน 2. สถานะ การตั้งค่า​
   สถานะของเรกคอร์ดบ่งชี้ว่าขั้นตอนใดของเวิร์กโฟลว์ที่เรกคอร์ดอยู่ในปัจจุบัน
   มีการตั้งค่าสถานะสามสถานะต่อไปนี้ล่วงหน้า: "ยังไม่เริ่มดำเนินการ", "อยู่ระหว่างดำเนินการ" และ "เสร็จสิ้น" คุณสามารถเปลี่ยนชื่อของสถานะ เพิ่มสถานะใหม่ หรือลบสถานะที่คุณไม่ต้องการได้
   ในตัวอย่างนี้ เราจะเปลี่ยนชื่อของสถานะทั้งสามเป็น "ก่อนสมัคร" "สมัคร" และ "อนุมัติ" ตามลําดับ
   

5. กำหนดค่าการตั้งค่าในส่วน การตั้งค่ากระบวนการไหลที่ 3​
   ก่อนที่จะกำหนดค่าการตั้งค่าเหล่านี้ คุณอาจต้องการจัดระเบียบกระบวนการทำงานของคุณในรูปแบบตารางเพื่อให้มองเห็นเวิร์กโฟลว์ได้ง่ายขึ้น
   อ้างอิง: การออกแบบการจัดการกระบวนการ
   ในตัวอย่างนี้ เราจะกำหนดค่าการตั้งค่าตามตารางกระบวนการด้านล่างนี้

   สถานะ ก่อน การดำเนินการ	รายชื่อ ผู้รับมอบหมาย	เงื่อนไข ดำเนินการนี้	ชื่อ การดำเนินการ (ชื่อปุ่ม)	สถานะ หลัง การดำเนินการที่เกิดขึ้น
   ก่อนการสมัคร	สร้างแล้ว โดย		ใช้งาน	การสมัคร
   การสมัคร	ผู้รับรอง		อนุมัติ	ที่ได้รับการอนุมัติ

   สถานะแรกในส่วน สถานะก่อนดำเนินการ จะถูกตั้งค่าเป็นสถานะเริ่มต้นที่คุณตั้งไว้ในขั้นตอนที่ 4 โดยอัตโนมัติ ในตัวอย่างนี้ "ก่อนสมัคร" จะถูกตั้งค่าเป็นสถานะแรกโดยอัตโนมัติ

   

6. ตั้งค่า รายการ ผู้รับมอบหมาย​
   " ผู้รับมอบหมาย" หมายถึงผู้ใช้ที่ได้รับมอบหมายให้ดําเนินการที่จะย้ายสถานะเวิร์กโฟลว์ของเรกคอร์ดไปข้างหน้า
   เกี่ยวกับผู้รับมอบหมาย
   สําหรับสถานะแรก คุณสามารถตั้งค่าผู้รับมอบหมายเป็น สร้างแล้ว โดย ซึ่งทําให้ผู้ใช้ที่สร้างเรกคอร์ดเป็นผู้รับ มอบหมาย หรือเป็น ผู้ใช้งานใดก็ได้​
   ในตัวอย่างนี้ เราจะเลือก สร้างแล้ว ตาม​
   

7. ตั้ง เงื่อนไขสำหรับการดำเนินการนี้​
   การกำหนดค่าการตั้งค่าเหล่านี้จะช่วยให้คุณสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีเกณฑ์การแยกสาขาได้
   การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การจัดการกระบวนการพร้อมเกณฑ์การแยกสาขา
   ในตัวอย่างนี้ เราจะเลือก เร็คคอร์ดทั้งหมด ไว้
   

8. ตั้งค่า ชื่อปุ่มแอคชั่น​
   คุณสามารถตั้งชื่อปุ่มสำหรับดำเนินการที่เกี่ยวข้องในเวิร์กโฟลว์ได้ที่นี่ ปุ่มจะปรากฏบนหน้าจอของผู้รับมอบหมาย
   ในตัวอย่างนี้เราจะกรอก "ใช้งาน"
   

9. ตั้งค่า สถานะหลังดำเนินการ.
   เมื่อดําเนินการ สถานะจะเปลี่ยนจากสถานะที่คุณตั้งค่าไว้ในส่วน สถานะก่อนดำเนินการ เป็นสถานะที่ตั้งค่าไว้ที่นี่
   คุณสามารถเลือกสถานะจากสถานะที่กําหนดไว้ในขั้นตอนที่ 4 ในตัวอย่างนี้ เราจะเลือก "สมัคร"
   คุณได้ตั้งค่าส่วนแรกของเวิร์กโฟลว์สำเร็จแล้ว ตั้งแต่สถานะแรกไปจนถึงสถานะถัดไป (จาก "ก่อนใช้" ถึง "ใช้งาน")
   

10. ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ที่เหลือในลักษณะเดียวกัน
    สำหรับตัวอย่างนี้ เราจะตั้งค่าเวิร์กโฟลว์จากสถานะ "ใช้งาน" ไปเป็นสถานะ "นำไปใช้แล้ว" ตามที่อธิบายไว้ด้านล่าง
    

    • สถานะก่อนดำเนินการ:
      เลือก "กำลังนำไปใช้"
    • รายชื่อ ผู้รับมอบหมาย:
      เมื่อ ผู้ใช้งานกำหนดผู้รับมอบหมายเพื่อดำเนินการต่อ ที่เลือก คลิก เลือกจากฟิลด์ในแบบฟอร์ม และเลือก "ผู้อนุมัติ"
    • เงื่อนไขสำหรับการดำเนินการนี้:
      ออก ให้เลือก เร็คคอร์ดทั้งหมด​
    • ชื่อปุ่มแอคชั่น:
      กรอก "อนุมัติ"
    • สถานะหลังดำเนินการ:
      เลือก "ได้รับการอนุมัติ"

    หากต้องการเลือก "ผู้อนุมัติ" เป็นผู้รับมอบหมายตามตัวอย่างข้างต้น ก่อนอื่นคุณต้องเพิ่มฟิลด์ ตัวเลือกผู้ใช้งาน บนแบบฟอร์มแอป และตั้งชื่อฟิลด์ว่า "ผู้อนุมัติ"
    

    คุณได้กำหนดค่าการตั้งค่าสถานะ “กำลังนำไปใช้” สำเร็จแล้ว
    โปรดทราบว่าคุณไม่จำเป็นต้องกำหนดค่าการตั้งค่าสำหรับสถานะล่าสุด (ในตัวอย่างนี้ คือ "อนุมัติ")

11. ตรวจสอบไดอะแกรมภายใต้ ไดอะแกรมกระบวนการ ที่ด้านบนของหน้าจอเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการของคุณได้รับการตั้งค่าตามที่คุณตั้งใจไว้
    

12. คลิก บันทึก ที่ด้านขวาล่างของหน้าจอ

13. บนหน้าจอ การตั้งค่าแอป คลิก อัปเดตแอป​

14. ในกล่องโต้ตอบ อัปเดตแอป คลิก อัปเดตแอป​

การตั้งค่าการจัดการกระบวนการเสร็จสมบูรณ์
เมื่อคุณเพิ่มและบันทึกเรกคอร์ดในแอป สถานะแรกในเวิร์กโฟลว์และปุ่ม (การดําเนินการ) เพื่อย้ายสถานะไปข้างหน้าจะแสดงบนหน้าจอ รายละเอียด บันทึก​

"ผู้รับมอบหมาย" หมายถึงผู้ใช้ที่ได้รับมอบหมายให้ดําเนินการที่จะย้ายสถานะเวิร์กโฟลว์ของเรกคอร์ดไปข้างหน้า
เมื่อตั้งค่าผู้รับมอบหมายสําหรับการดําเนินการปุ่มเพื่อดําเนินการจะแสดงบนหน้าจอ รายละเอียด บันทึก ของ ผู้รับมอบหมายเท่านั้น ปุ่มจะไม่แสดงสําหรับผู้ใช้ที่ไม่ใช่ผู้รับมอบหมาย
หากไม่มีการตั้งค่าผู้รับมอบหมายสําหรับการดําเนินการ ปุ่มเพื่อดําเนินการนั้นจะปรากฏขึ้นสําหรับผู้ใช้ทั้งหมด

สามารถกำหนดผู้รับมอบหมายสำหรับแต่ละสถานะได้
สำหรับสถานะแรก ให้ตั้งค่าผู้รับมอบหมายเป็น สร้างแล้ว โดย ซึ่งจะทำให้ผู้ใช้ที่สร้างระเบียนเป็นผู้รับมอบหมาย หรือตามที่ ผู้ใช้งานใดก็ได้​

สำหรับสถานะที่สองและสถานะถัดไป คุณสามารถตั้งค่าผู้รับมอบหมายได้โดยการป้อนชื่อผู้ใช้หรือชื่อแผนกโดยตรงหรือโดยเลือกฟิลด์จากรายการดรอปดาวน์ เลือกจากฟิลด์ในแบบฟอร์ม​

หากคุณต้องการตั้งค่าผู้ใช้หรือแผนกหลายรายเป็นผู้รับมอบหมาย ให้เลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้จากเมนูแบบเลื่อนลงภายใต้ รายการ ผู้รับมอบหมาย​

• ผู้ใช้งานกำหนดผู้รับมอบหมายเพื่อดำเนินการต่อ
• ผู้รับมอบหมายทุกรายในรายการจะต้องดำเนินการ
• ผู้รับมอบหมายหนึ่งรายในรายการจะต้องดำเนินการ

ตัวเลือกที่คุณเลือกจะกำหนดว่าผู้รับมอบหมายจะได้รับการกำหนดอย่างไรและสถานะเวิร์กโฟลว์จะเปลี่ยนแปลงเมื่อใด

• วิธีการกําหนดผู้รับมอบหมาย:
  ผู้ใช้ที่เพิ่มลงใน รายการ ผู้รับมอบหมาย ในการตั้งค่า การจัดการกระบวนการ เป็นผู้สมัครที่จะเป็นผู้ได้รับมอบหมาย ผู้รับมอบหมายของสถานะก่อนหน้านี้จะเลือกผู้ใช้หนึ่งคนจากผู้สมัครเพื่อเป็นผู้รับมอบหมายสําหรับสถานะถัดไป
• เมื่อสถานะจะเปลี่ยนแปลง:
  เมื่อผู้ใช้ที่กำหนดเป็นผู้รับมอบหมายดำเนินการที่เกี่ยวข้อง สถานะจะเปลี่ยนแปลง

• วิธีการกําหนดผู้รับมอบหมาย:
  ผู้ใช้ทั้งหมดที่เพิ่มลงใน รายการ ผู้รับมอบหมาย ในการตั้งค่า การจัดการกระบวนการจะ กลายเป็นผู้รับมอบหมาย
• เมื่อสถานะจะเปลี่ยนแปลง:
  เมื่อผู้รับมอบหมายทั้งหมดดำเนินการที่เกี่ยวข้อง สถานะจะเปลี่ยนแปลง

• วิธีการกําหนดผู้รับมอบหมาย:
  ผู้ใช้ทั้งหมดที่เพิ่มลงใน รายการ ผู้รับมอบหมาย ในการตั้งค่า การจัดการกระบวนการจะ กลายเป็นผู้รับมอบหมาย
• เมื่อสถานะจะเปลี่ยนแปลง:
  เมื่อผู้รับมอบหมายรายใดรายหนึ่งดำเนินการที่เกี่ยวข้อง สถานะจะเปลี่ยนแปลง
  

คุณสามารถกำหนดเวิร์กโฟลว์ของคุณให้ดำเนินการต่างๆ ได้ตามค่าที่ป้อนในฟิลด์ที่คุณระบุในการตั้งค่า การจัดการกระบวนการ​
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดค่าการตั้งค่าในลักษณะที่หากค่าที่ป้อนในฟิลด์ "ต้นทุน" เป็น 10,000 ดอลลาร์หรือมากกว่า จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติ แต่หากไม่เป็นเช่นนั้น การอนุมัติจะถูกข้ามไป

หากต้องการกำหนดทิศทางให้เวิร์กโฟลว์ของคุณดำเนินไปสู่การดำเนินการอื่น ให้กำหนดค่าการตั้งค่าในส่วน เงื่อนไขสำหรับการดำเนินการนี้​
สำหรับตัวอย่างวิธีการกำหนดค่าการตั้งค่า โปรดดูด้านล่าง

• สถานะ:
  ก่อนการสมัคร การสมัคร และการอนุมัติ

• ตาราง กระบวนการ 1:
  เพิ่มช่อง จำนวน (ชื่อช่อง: "ต้นทุน") และช่อง ตัวเลือกผู้ใช้งาน (ชื่อช่อง: "ผู้อนุมัติ") บนแบบฟอร์มแอปล่วงหน้า

  สถานะ ก่อน การดำเนินการ	รายชื่อ ผู้รับมอบหมาย	เงื่อนไขสำหรับการดำเนินการนี้	ชื่อ การดำเนินการ (ชื่อปุ่ม)	สถานะ หลัง การดำเนินการที่เกิดขึ้น
  ก่อนการสมัคร	สร้างแล้ว โดย	ค่าที่ป้อนในช่อง "ต้นทุน" คือ 10,000 ขึ้นไป	ใช้งาน	การสมัคร
  		ค่าที่ป้อนในช่อง "ต้นทุน" คือ 9999 หรือต่ำกว่า	ใช้งาน	ที่ได้รับการอนุมัติ
  การสมัคร	ผู้รับรอง		อนุมัติ	ที่ได้รับการอนุมัติ

  หน้าจอที่กำหนดค่าการตั้งค่าตาม ตาราง กระบวนการที่ 1:
  

โปรดทราบว่าถ้าคุณระบุเงื่อนไขในส่วน เงื่อนไขสำหรับการดำเนินการนี้ ปุ่มเพื่อดําเนินการจะไม่แสดงขึ้นสําหรับผู้ได้รับมอบหมายจนกว่าจะตรงตามเงื่อนไขที่ระบุ
ตัวอย่างเช่นในกรณีที่มีการกําหนดค่าการตั้งค่าตามตารางกระบวนการที่แสดงด้านล่างปุ่ม "อนุมัติ" จะไม่แสดงสําหรับผู้อนุมัติจนกว่าจะป้อนความคิดเห็นเกี่ยวกับการอนุมัติแม้ว่าสถานะจะเป็น "กําลังนําไปใช้"

• ตาราง กระบวนการ 2:
  เพิ่มช่อง จำนวน (ชื่อช่อง: "ต้นทุน") ช่อง ตัวเลือกผู้ใช้งาน (ชื่อช่อง: "ผู้อนุมัติ") และช่อง ข้อความ (ชื่อช่อง: "ความคิดเห็นการอนุมัติ") บนแบบฟอร์มแอปล่วงหน้า

  สถานะ ก่อน การดำเนินการ	รายชื่อ ผู้รับมอบหมาย	เงื่อนไขสำหรับการดำเนินการนี้	ชื่อ การดำเนินการ (ชื่อปุ่ม)	สถานะ หลัง การดำเนินการที่เกิดขึ้น
  ก่อนการสมัคร	สร้างแล้ว โดย	ค่าที่ป้อนในช่อง "ต้นทุน" คือ 10,000 ขึ้นไป	ใช้งาน	การสมัคร
  		ค่าที่ป้อนในช่อง "ต้นทุน" คือ 9999 หรือต่ำกว่า	ใช้งาน	ที่ได้รับการอนุมัติ
  การสมัคร	ผู้รับรอง	ช่อง "ความคิดเห็นอนุมัติ" ได้ถูกกรอกแล้ว (อย่าเว้นว่างไว้)	อนุมัติ	ที่ได้รับการอนุมัติ

  หน้าจอที่กำหนดค่าการตั้งค่าตาม ตาราง กระบวนการ 2:
  

ไม่ ไม่สามารถย้อนกลับสถานะได้
เพื่อเป็นการแก้ปัญหาชั่วคราว ผู้ดูแลระบบแอปสามารถเพิ่มการดำเนินการเพื่อเปลี่ยนสถานะกลับเป็นสถานะก่อนหน้าในการตั้งค่า การจัดการกระบวนการ หลังจากนั้น ผู้ดูแลระบบแอปควรทำสิ่งต่อไปนี้

• ตั้งตัวเองเป็นผู้รับมอบหมายในปัจจุบันและดำเนินการตามที่กำหนดไว้
• ขอให้ผู้ใช้ที่ได้รับการกำหนดให้เป็นผู้รับมอบหมายในปัจจุบันดำเนินการตามที่กำหนด

ไม่ สถานะของหลายรายการไม่สามารถเปลี่ยนได้ในครั้งเดียว
คุณจะต้องเปิดและเปลี่ยนสถานะของแต่ละรายการทีละรายการ
เพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิงของคุณ หากคุณใช้ช่อง ดรอปดาวน์ ในการป้อนสถานะของบันทึกแทนการใช้การจัดการกระบวนการ คุณสามารถเปลี่ยนสถานะของบันทึกหลายรายการได้ในคราวเดียวโดยใช้คุณลักษณะนำเข้า/ส่งออก CSV

• ดรอปดาวน์
• การส่งออกข้อมูลไปยังไฟล์
• การนำเข้าข้อมูลบันทึกจากไฟล์เข้าสู่แอปพลิเคชัน

เมื่อกำหนดผู้รับมอบหมายหลายรายในการตั้งค่า การจัดการกระบวนการ ของแอปที่เปิดใช้งานการจัดการกระบวนการ ผู้รับมอบหมายปัจจุบันจะปรากฏที่ด้านบนของหน้าจอ รายละเอียด บันทึก ในรูปแบบต่อไปนี้: "ผู้ได้รับมอบหมาย: (ชื่อ ผู้ใช้งาน) และอีก N รายการ"

ตัวอย่าง: "ผู้ได้รับมอบหมาย: จอห์น โจนส์ และอีก 4 คน"
หน้าจอจะแสดงชื่อผู้ใช้ของผู้รับมอบหมายที่มี ID ผู้ใช้น้อยที่สุดในบรรดาผู้รับมอบหมายทั้งหมด ("John Jones" ในตัวอย่างด้านบน) การตั้งค่าลำดับการแสดงผลไม่มีผลต่อชื่อผู้ใช้ของผู้ใช้ที่จะแสดง
การคลิก "และอีก N รายการ" จะแสดงรายชื่อผู้รับมอบหมายตามลำดับรหัสผู้ใช้ที่เพิ่มขึ้น
หมายเหตุ: สามารถพบ ID ผู้ใช้งาน ในส่วน "editUser?id= user ID" ของ URL สำหรับหน้าจอ "เปลี่ยนแปลงข้อมูล ผู้ใช้งาน" ในส่วนผู้ใช้และการดูแลระบบ

ผู้รับมอบหมายปัจจุบันที่ปรากฏภายใต้ ผู้ได้รับมอบหมาย: ในบันทึก ได้รับการกำหนดตามการตั้งค่าแผนก/กลุ่ม/ผู้ใช้ที่มีอยู่ ณ เวลาที่ดำเนินการเปลี่ยนสถานะก่อนหน้า
ด้วยเหตุนี้ หากคุณเปลี่ยนผู้ใช้ของแผนก/กลุ่มที่ตั้งเป็นผู้รับมอบหมายการจัดการกระบวนการภายหลังที่แผนก/กลุ่มได้กลายเป็นผู้รับมอบหมายปัจจุบันของบันทึกไปแล้ว การเปลี่ยนแปลงจะไม่สะท้อนในบันทึกนั้นโดยอัตโนมัติ และผู้รับมอบหมายปัจจุบันจะยังคงเหมือนเดิมกับก่อนที่คุณจะทำการเปลี่ยนแปลง

หากคุณมีสิทธิ์ในการจัดการแอป คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้เป็นผู้รับมอบหมายปัจจุบันของบันทึกได้ด้วยตนเอง
ขั้นตอนมีดังต่อไปนี้:

1. เปิดรายการที่คุณต้องการเพิ่มผู้รับมอบหมาย
2. คลิกปุ่มการดำเนินการ เปลี่ยนผู้รับมอบหมาย ที่หน้าจอ บันทึก รายละเอียด​
3. เพิ่มผู้ใช้ที่ต้องการเพิ่มเป็นผู้รับมอบหมาย แล้วคลิก มอบหมาย​