การกำหนดค่าฟิลด์ "Lookup"

Article Number:040547

การกำหนดค่าฟิลด์ Lookup ช่วยให้คุณสามารถดึงและคัดลอกข้อมูลจากแอปพลิเคชันอื่นได้
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดค่าฟิลด์ Lookup ในแอป "การจัดการคำสั่งซื้อ" ในลักษณะที่ฟิลด์อ้างอิงข้อมูลในแอป "การจัดการผลิตภัณฑ์" วิธีนี้ช่วยให้คุณดึงข้อมูลผลิตภัณฑ์จากแอป "การจัดการผลิตภัณฑ์" และคัดลอกข้อมูลในแอป "การจัดการคำสั่งซื้อ" ได้ ซึ่งจะช่วยลดความพยายามที่ต้องใช้ในการป้อนข้อมูลเดียวกันสองครั้งและป้องกันข้อผิดพลาดในการพิมพ์

อ้างอิง: การค้นหาคืออะไร?  

ภาพหน้าจอ: ตัวอย่างของฟิลด์ "Lookup" ในชุด

หลักพื้นฐานของการค้นหา

ในการตั้งค่าการค้นหา คุณต้องมีแอปสองแอป แอปหนึ่งเป็นแหล่งข้อมูล และอีกแอปหนึ่งสำหรับดึงข้อมูลจากแอปนั้น

  • สร้าง แอปที่ใช้เป็นแหล่งข้อมูล
    คุณต้องมีฟิลด์ที่จะใช้เป็นคีย์สำหรับการเชื่อมโยงแอปพลิเคชัน

  • วางฟิลด์ Lookup ในแอปที่ดึงข้อมูลจากแอปแหล่งข้อมูล
    กำหนดค่าการเชื่อมต่อกับแอปแหล่งข้อมูลในฟิลด์ Lookup
    สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับรายการการตั้งค่าของฟิลด์ Lookup โปรดดูที่หน้าถัดไป
    การตั้งค่าฟิลด์ Lookup "

  • ยืนยัน ว่าแอปเชื่อมต่ออย่างถูกต้อง
    เปิดหน้าจอ บันทึกใหม่ และตรวจสอบว่าคุณสามารถดึงข้อมูลจากแอปแหล่งข้อมูลโดยใช้การค้นหาได้หรือไม่
    สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการใช้การค้นหา โปรดดูที่หน้าต่อไปนี้
    การใช้การค้นหา

ตัวอย่างการตั้งค่าฟิลด์ “Lookup”

ส่วนนี้ใช้แอปจริงเพื่ออธิบายขั้นตอนในการกำหนดค่าการค้นหา ในตัวอย่างนี้ จะใช้แอป "การจัดการคำสั่งซื้อ" และแอป "การจัดการผลิตภัณฑ์"

ลงทะเบียนข้อมูลลงในแอปแหล่งข้อมูล

ในการดึงข้อมูลของแอป "การจัดการผลิตภัณฑ์" (แอปแหล่งข้อมูล) ในแอป "การจัดการคำสั่งซื้อ" คุณจะต้องลงทะเบียนข้อมูลที่ใช้เป็นแหล่งข้อมูลในแอป "การจัดการผลิตภัณฑ์" ไว้ล่วงหน้า
ในตัวอย่างนี้ ข้อมูลเช่น รหัสผลิตภัณฑ์ ชื่อผลิตภัณฑ์ และราคาต่อหน่วยจะได้รับการลงทะเบียนไว้ล่วงหน้าภาพหน้าจอ: หน้าจอ "รายละเอียด บันทึก" ของระเบียนแอป "การจัดการผลิตภัณฑ์"

กำหนดค่าฟิลด์ "Lookup"

ขั้นตอนต่อไปคือการวางฟิลด์ Lookup ในแอป "การจัดการคำสั่งซื้อ" ซึ่งจะดึงข้อมูลจากแอปอื่น

  1. เปิดแอป "การจัดการคำสั่งซื้อ"

  2. คลิกไอคอน การตั้งค่าแอป (ไอคอนรูปฟันเฟือง) ที่ด้านขวาบนของหน้าจอ ดู
    ภาพหน้าจอ: ไอคอน "การตั้งค่าแอป" ถูกเน้น

  3. บนหน้าจอ การตั้งค่าแอป คลิกแท็บ แบบฟอร์ม

  4. วางช่อง ตาราง บนแบบฟอร์มแอปภาพหน้าจอ: ช่อง "ตาราง" ถูกวางไว้ในบริเวณด้านขวาของแท็บ "แบบฟอร์ม" ในการตั้งค่าแอป

  5. ลากและวางฟิลด์ Lookup บนตาราง
    ในตัวอย่างนี้ คุณจะกำหนดค่าฟิลด์ Lookup ที่ดึงข้อมูลตามรหัสผลิตภัณฑ์ภาพหน้าจอ: ฟิลด์ "Lookup" ถูกวางไว้ในตารางที่บริเวณด้านขวามือของแท็บ "แบบฟอร์ม" ในการตั้งค่าแอป

  6. เพิ่มฟิลด์ที่ใช้ในการแสดงข้อมูลที่เรียกค้นจากแอป "การจัดการผลิตภัณฑ์" ลงในตารางด้วย
    ในตัวอย่างนี้ ให้เพิ่มฟิลด์ต่อไปนี้:

    • ชื่อ สินค้า : ช่อง ข้อความ
    • ราคาต่อหน่วย: ช่อง จำนวน
    • Quantity: Number field
    • Subtotal: Calculated field ภาพหน้าจอ: ตารางที่มีฟิลด์วางไว้ในนั้น
  7. วางเคอร์เซอร์ไว้ที่ด้านขวาบนของช่อง Lookup เมื่อไอคอนการตั้งค่า (ไอคอนรูปเฟือง) ปรากฏขึ้น ให้คลิก การตั้งค่า
    ภาพหน้าจอ: ไอคอนการตั้งค่าของฟิลด์ "Lookup" และรายการเมนู "การตั้งค่า" จะถูกไฮไลต์

  8. กำหนดค่าการตั้งค่าต่อไปนี้

    • ตั้ง ชื่อ
      ในตัวอย่างนี้ให้กรอก "รหัสผลิตภัณฑ์"
    • ตั้งค่า แอปแหล่งข้อมูล
      เลือกแอปพลิเคชัน ที่คุณต้องการคัดลอกข้อมูล ในตัวอย่างนี้ ให้เลือกแอป "การจัดการผลิตภัณฑ์"
    • ตั้งค่าฟิลด์คีย์
      เลือก เขตข้อมูลที่จะทํางานเป็นคีย์สําหรับการค้นหาเรกคอร์ดที่สอดคล้องกัน ในตัวอย่างนี้ ให้เลือกฟิลด์ "รหัสผลิตภัณฑ์"
      สําหรับ ฟิลด์คีย์ คุณสามารถระบุฟิลด์ใดก็ได้ต่อไปนี้:
      • ฟิลด์ "ข้อความ", "จำนวน", "ผลคำนวณ", "Lookup", "ลิงก์" และ "หมายเลขเร็คคอร์ด"ภาพหน้าจอ: บนหน้าจอ "การตั้งค่า Lookup" จะมีการเน้นส่วน "ชื่อ" "แอปแหล่งข้อมูล" และ "ฟิลด์คีย์"
  9. เลือก ฟิลด์สำหรับ การแมปฟิลด์
    สามารถดึงข้อมูลของฟิลด์หลายฟิลด์จากระเบียนในแอปแหล่งข้อมูลได้ในครั้งเดียว
    ในตัวอย่างนี้ ให้เพิ่มคู่ต่อไปนี้: "ชื่อผลิตภัณฑ์" < "[การจัดการผลิตภัณฑ์]ชื่อผลิตภัณฑ์" และ "ราคาต่อหน่วย" < "[การจัดการผลิตภัณฑ์]ราคาต่อหน่วย"
    คุณสามารถคลิกปุ่มบวก (+) เพื่อเพิ่มแถวได้มากเท่าที่จำเป็น โดยขึ้นอยู่กับจำนวนฟิลด์ที่คุณต้องการคัดลอกภาพหน้าจอ: บนหน้าจอ "การตั้งค่า Lookup" ส่วน "การแมปฟิลด์" จะถูกเน้น

  10. หากจำเป็น ให้เลือกฟิลด์สำหรับ ฟิลด์ ที่แสดงในตัวเลือก Lookup
    ฟิลด์ ที่ระบุไว้ที่นี่จะแสดงบนหน้าจอเพื่อเลือกระเบียนที่คุณต้องการดึงข้อมูล ฟิลด์เหล่านี้ช่วยให้คุณระบุระเบียนที่ถูกต้องได้เมื่อมีระเบียนหลายรายการที่มีรหัสผลิตภัณฑ์เดียวกัน
    ในตัวอย่างนี้ ให้เลือก "ชื่อผลิตภัณฑ์" และ "ราคาต่อหน่วย" สำหรับรายละเอียด โปรดดูที่ การใช้การค้นหาภาพหน้าจอ: บนหน้าจอ "การตั้งค่า Lookup" ส่วน "ฟิลด์ ที่แสดงในตัวเลือก Lookup" จะถูกเน้น

  11. หากจำเป็น ให้กำหนดค่าต่อไปนี้ด้วย:

    • ระบุ การตั้งค่าตัวกรองเบื้องต้น
      การตั้งค่าตัวกรองนี้จะนำไปใช้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้เลือกระเบียนได้อย่างเหมาะสม จากเมนูแบบดรอปดาวน์ ให้เลือกฟิลด์ที่จะใช้เงื่อนไข จากนั้นระบุเงื่อนไขตัวกรอง ในตัวอย่างนี้ คุณจะไม่กำหนดค่าการตั้งค่าตัวกรองเริ่มต้น เนื่องจากคุณต้องการให้แสดงระเบียนทั้งหมด
      แม้ว่าคุณจะกำหนดค่าการตั้งค่าตัวกรองเริ่มต้นแล้วก็ตาม การตั้งค่าตัวกรองดังกล่าวจะไม่ถูกนำไปใช้หากมีเพียงหนึ่งระเบียนที่ตรงกับคำสำคัญที่ป้อนลงในฟิลด์ Lookup ในกรณีดังกล่าว ข้อมูลในระเบียนจะถูกเรียกค้นโดยตรงโดยไม่ต้องใช้ตัวกรอง

    • ระบุ การตั้งค่าการจัดเรียงเบื้องต้น
      ระบุลำดับการแสดงระเบียนที่จะดึงข้อมูล ในตัวอย่างนี้ ให้เลือก "รหัสผลิตภัณฑ์" และ เรียงจากน้อยไปมาก
      ภาพหน้าจอ: บนหน้าจอ "การตั้งค่า Lookup" ส่วน "การตั้งค่าตัวกรองเบื้องต้น" และ "การตั้งค่าการจัดเรียงเบื้องต้น" จะถูกเน้นไว้

  12. คลิก บันทึก

  13. คลิก ตาราง การตั้งค่า ใต้ไอคอนการตั้งค่า (ไอคอนรูปเฟือง) จากนั้นตั้งชื่อตารางภาพหน้าจอ: ไอคอน "การตั้งค่าฟิลด์" ของตารางและ "การตั้งค่า ตาราง" จะถูกไฮไลต์

  14. กรอกชื่อตารางและคลิก บันทึก
    ในตัวอย่างนี้ให้ป้อน "ข้อมูลผลิตภัณฑ์"ภาพหน้าจอ: บนหน้าจอ " การตั้งค่า ตาราง" ชื่อตารางจะถูกไฮไลต์

  15. คลิก บันทึก แบบฟอร์ม ที่ด้านซ้ายบนของหน้าจอ

  16. คลิก อัปเดตแอป ที่ด้านขวาบนของหน้าจอ
    ภาพหน้าจอ: ปุ่ม "อัปเดตแอป" ในการตั้งค่าแอปถูกเน้นไว้

  17. ในกล่องโต้ตอบ อัปเดตแอป คลิก อัปเดตแอป

ตัวอย่างเพิ่มเติมของการตั้งค่าฟิลด์ "Lookup"

การระบุ การแมปฟิลด์ ในหน้าจอ การตั้งค่า Lookup คุณสามารถดึงข้อมูลของฟิลด์ต่าง ๆ เช่น ฟิลด์ ตัวเลือกแบบหลายตัวเลือก ฟิลด์ กล่องตัวเลือก และฟิลด์ ดรอปดาวน์
หัวข้อนี้จะอธิบายวิธีคัดลอกข้อมูลต่อไปนี้ที่ลงทะเบียนไว้ในแอป "ฐานข้อมูลลูกค้า" และเพิ่มลงในแอป "การจัดการ ลูกค้าเป้าหมาย"

  • ชื่อ สินค้า (ช่อง ตัวเลือกแบบหลายตัวเลือก)
  • ตัวเลือก (กล่องตัวเลือก)

ภาพหน้าจอ: ตัวอย่างการใช้ช่อง "ตัวเลือกแบบหลายตัวเลือก" และช่อง "กล่องตัวเลือก"

เนื่องจากชื่อบริษัทได้รับการลงทะเบียนในทั้งแอป "ฐานข้อมูลลูกค้า" และแอป "การจัดการ ลูกค้าเป้าหมาย" คุณจะใช้ชื่อบริษัทในการดึงข้อมูลสำหรับผลิตภัณฑ์และตัวเลือกต่างๆ
ในแอป "การจัดการ ลูกค้าเป้าหมาย" ให้วางฟิลด์ Lookup ซึ่งคุณจะป้อนชื่อบริษัทเพื่อค้นหาข้อมูล และกำหนดค่าฟิลด์ตามที่อธิบายไว้ด้านล่าง:

แอปแหล่งข้อมูล ฟิลด์คีย์
ฐานข้อมูลลูกค้า บริษัท
การแมปฟิลด์ (ฟิลด์ ที่ข้อมูลจะถูกคัดลอกไป) การแมปฟิลด์ (ฟิลด์ ที่ข้อมูลถูกคัดลอกมา)
ชื่อ สินค้า [ฐานข้อมูลลูกค้า] ชื่อ ผลิตภัณฑ์
ตัวเลือก [ฐานข้อมูลลูกค้า] ตัวเลือก

ภาพหน้าจอ: หน้าจอ "การตั้งค่า Lookup"

ขณะนี้ เพียงป้อนชื่อบริษัทในแอป "การจัดการ ลูกค้าเป้าหมาย" และคลิก Lookup คุณสามารถดึงชื่อผลิตภัณฑ์และตัวเลือกจากแอป "ฐานข้อมูลลูกค้า" ได้ภาพหน้าจอ: ตัวอย่างการใช้ช่อง "ตัวเลือกแบบหลายตัวเลือก" และช่อง "กล่องตัวเลือก"

หมายเหตุ เกี่ยวกับฟิลด์ "Lookup"

  • แม้ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงระเบียนที่อ้างอิงถึง (ระเบียนในแอปแหล่งข้อมูล) ค่าที่ดึงข้อมูลมาแล้วในฟิลด์ Lookup จะยังคงไม่เปลี่ยนแปลง ค่าต่างๆ จะไม่อัปเดตโดยอัตโนมัติ
    ผู้ใช้จะต้องคลิก Lookup อีกครั้งเพื่อเขียนทับข้อมูลที่มีอยู่ด้วยข้อมูลล่าสุด

  • คุณสามารถอัปเดตข้อมูลที่มีอยู่เป็นกลุ่มได้โดยการนำเข้าไฟล์ CSV
    อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าจะไม่สามารถอัปเดตค่าได้ หากฟิลด์ที่เลือกเป็น ฟิลด์คีย์ มีค่าซ้ำกันในแอปแหล่งข้อมูล เนื่องจากไม่สามารถระบุระเบียนเป้าหมายได้อย่างชัดเจนระหว่างนำเข้าไฟล์
    หากคุณต้องการลงทะเบียนค่าดังกล่าว คุณจะต้องลงทะเบียนครั้งละค่าบนหน้าจอ บันทึกใหม่ หรือ แก้ไข

  • ไม่สามารถระบุฟิลด์ใดๆ ที่ถูกตั้งค่าไว้ในตารางได้

  • แม้ว่าคุณจะเปลี่ยนการตั้งค่าในฟิลด์ Lookup ค่าในฟิลด์ของระเบียนที่มีอยู่ต่อไปนี้ก็จะไม่เปลี่ยนแปลง

    • ฟิลด์ ที่ระบุไว้สำหรับ การแมปฟิลด์ ในหน้าจอ การตั้งค่า Lookup

ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง: วิดีโอแนะนำการกำหนดค่าฟิลด์ "Lookup"

วิดีโอต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการกำหนดค่าการค้นหา