การกำหนดสถานะให้กับผู้ใช้หนึ่งรายหรือมากกว่านั้นทำให้คุณสามารถกำหนดได้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบงานที่เกี่ยวข้อง
ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้ผู้ใช้มองข้ามงานของตนและทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณดำเนินไปได้อย่างราบรื่น
อย่างไรก็ตาม อาจมีกรณีที่บุคคลอื่นนอกเหนือจากผู้รับมอบหมายจำเป็นต้องดำเนินการบางอย่าง เช่น หากผู้รับมอบหมายไม่อยู่เป็นระยะเวลานาน หรือหากบุคคลที่ส่งคำขอต้องการส่งคำขอกลับมาเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด
หากต้องการให้เกิดกรณีดังกล่าวในเวิร์กโฟลว์ของคุณ คุณสามารถกำหนดค่าการตั้งค่า การดำเนินการ ที่ผู้ที่ไม่ได้รับมอบหมายสามารถใช้ได้​

คุณอาจต้องการตั้งค่าการกระทำที่สามารถใช้ได้โดยผู้ที่ไม่ได้รับมอบหมายในสถานการณ์เช่นด้านล่างนี้

• เมื่อคุณต้องการให้มีการอนุมัติพร็อกซี
  ตัวอย่าง: คุณต้องการให้ผู้ช่วยผู้อำนวยการสามารถอนุมัติคำขอแทนผู้อำนวยการได้เมื่อผู้อำนวยการลาออกไปนาน
  เวิร์กโฟลว์ที่มีการอนุมัติพร็อกซี
• เมื่อคุณต้องการให้แก้ไขคำร้องก่อนที่จะส่งกลับ
  ตัวอย่าง: คุณต้องการให้ผู้ใช้สามารถรับคำขอที่ไม่สมบูรณ์กลับคืนและแก้ไขได้ก่อนที่ผู้จัดการจะส่งคำขอเหล่านั้นกลับ
  เวิร์กโฟลว์ที่ช่วยให้สามารถรับคำขอกลับมาแก้ไขได้
• เมื่อคุณต้องการให้ข้ามขั้นตอนการอนุมัติในเวิร์กโฟลว์
  ตัวอย่าง: คุณต้องการให้ผู้อำนวยการสามารถข้ามขั้นตอนการอนุมัติของผู้ช่วยผู้อำนวยการและดำเนินการตามคำขอในสถานการณ์เร่งด่วนได้
  เวิร์กโฟลว์ที่ให้ข้ามการอนุมัติได้

ขั้นตอนต่อไปนี้จะแสดงวิธีการตั้งค่าการดำเนินการที่ผู้ไม่ได้รับมอบหมายสามารถใช้งานได้ ตัวอย่างเช่น เราจะทำให้ผู้ช่วยผู้อำนวยการสามารถดำเนินการตามกระบวนการแทนผู้อำนวยการเมื่อผู้อำนวยการไม่อยู่

1. เปิดหน้าจอ การจัดการกระบวนการ ในแอปที่คุณต้องการกำหนดค่ากระบวนการ

2. คลิก สร้าง การดำเนินการที่สามารถใช้ได้โดยผู้ที่ไม่ได้รับมอบหมาย ในกระบวนการของสถานะที่มีการกำหนดผู้รับมอบหมาย
   ในตัวอย่างนี้ เราจะตั้งค่าการดำเนินการที่ผู้ที่ไม่ได้รับมอบหมายสามารถใช้ได้โดยมีสถานะ "รอดำเนินการ การอนุมัติจากผู้อำนวยการ"
   

3. กรอกชื่อปุ่มสำหรับการดำเนินการ
   ในตัวอย่างนี้ เราจะป้อน "อนุมัติเป็นพร็อกซี"
   

4. จากรายการดรอปดาวน์ ให้เลือกสถานะที่ต้องการเปลี่ยนแปลงหลังจากดำเนินการแล้ว
   ในตัวอย่างนี้ เราจะเลือก "อนุมัติ"
   

5. คลิกไอคอน ตัวเลือก และเลือก การตั้งค่าผู้ใช้ การดำเนินการ​
   

6. ในกล่องโต้ตอบการตั้งค่า ผู้ใช้ การดำเนินการ ให้ระบุว่าใครสามารถใช้การกระทําแล้วคลิก บันทึก​
   คุณสามารถเลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้เพื่อระบุว่าใครสามารถใช้การดําเนินการได้

   • ผู้ใช้ทั้งหมด
     หากคุณเลือกตัวเลือกนี้ ผู้ใช้ใดก็ตามที่มีสิทธิ์ในการดูบันทึกก็จะสามารถดำเนินการได้
   • ผู้ใช้ กลุ่ม หรือแผนกที่เฉพาะเจาะจง

   ในตัวอย่างนี้ เราจะเลือก ผู้ใช้ กลุ่ม หรือแผนกที่เฉพาะเจาะจง คลิก เลือกจากฟิลด์ในแบบฟอร์ม และระบุฟิลด์ "ผู้ให้การอนุมัติแทน (ผู้ช่วยผู้อำนวยการ)"

   ขั้นตอนนี้เสร็จสิ้นการตั้งค่าการดำเนินการที่ผู้ที่ไม่ได้รับมอบหมายสามารถใช้ได้สำหรับสถานะ “รอการอนุมัติจากผู้อำนวย รอดำเนินการ”