Este artículo cubre cómo configurar un flujo de trabajo para una aplicación utilizando la función Gestión procesos.

En esta sección aprenderá cómo crear un flujo de trabajo básico en la configuración de Gestión de procesos.

Para crear el flujo de trabajo, es necesario configurar los siguientes ajustes en la pantalla Configuración de gestión de procesos.

• Situación antes de actuar
• Lista Asignatario
• Condiciones para emprender esta acción
• Nombre Acción
• Situación tras la adopción de medidas

Es posible que desee organizar su flujo de trabajo visualmente (por ejemplo, con un gráfico o mapa) de antemano para facilitar la configuración.

En el siguiente ejemplo, configuraremos los ajustes de gestión de procesos para crear un flujo de trabajo para una aplicación de solicitud de compra.
Este flujo de trabajo requerirá un aprobador asignado para confirmar y aprobar los registros de solicitudes de compra creados por los usuarios.

1. Haga clic en el ícono de configuración de la aplicación (el ícono con forma de engranaje) en la parte superior derecha de la pantalla Vista.
   

2. En la pantalla de configuración de la aplicación, seleccione la pestaña Configuración de la aplicación y luego haga clic en Gestión de procesos en Configuración general.

3. En la sección 1. Activar esta función de la pantalla Gestión de procesos, seleccione la casilla de verificación Habilitar la gestión de procesos.
   Los valores Por defecto se establecen en las secciones 2. Configuración Estado y 3. Configuración de flujo de proceso como ejemplos.
   Los ajustes de cada sección se reflejan en el diagrama bajo Diagrama de flujo del proceso.
   

4. Configure los ajustes en la sección 2. Ajustes Estado.
   El estado de un registro indica en qué paso del flujo de trabajo se encuentra actualmente el registro.
   Los tres estados siguientes se configuran de antemano: "No iniciadas", "En curso" y "Completd.". Puede cambiar los nombres de los estados, agregar otros nuevos o eliminar los que no necesite.
   En este ejemplo, cambiaremos los nombres de los tres estados a "Antes de aplicar", "Aplicando" y "Aprobado", respectivamente.
   

5. Configure los ajustes en la sección 3. Configuración del flujo del proceso.
   Antes de configurar estos ajustes, es posible que desee organizar su proceso de trabajo en forma de tabla para facilitar la visualización del flujo de trabajo.
   Referencia: Diseño de procesos de gestión
   En este ejemplo, configuraremos los ajustes según la tabla de procesos que aparece a continuación.

   Estado anterior Tomando acción	Lista Asignatario	Condiciones para Toma esta acción	Nombre Acción (Nombre del botón)	Estado después Acción tomada
   Antes de aplicar	Creado por		Aplicar	Aplicando
   Aplicando	Aprobador		Aprobar	Aprobado

   El primer estado en la sección Situación antes de actuar se establece automáticamente en el estado inicial que haya establecido en el Paso 4. En este ejemplo, "Antes de aplicar" se establece automáticamente como el primer estado.

   

6. Configurar la lista Asignatario.
   "Asignatario" se refiere al usuario que está asignado para llevar a cabo una acción que hará avanzar el estado del flujo de trabajo de un registro.
   Acerca de los cesionarios
   Para el primer estado, puede establecer el cesionario como Creado por, lo que convierte al usuario que creó el registro en el cesionario, o como Ajustar a cualquiera.
   En este ejemplo, seleccionaremos Creado por.
   

7. Establecer Condiciones para emprender esta acción.
   Al configurar estos ajustes, puede crear un flujo de trabajo con criterios de ramificación.
   Configuración de flujos de trabajo de gestión de procesos con criterios de ramificación
   En este ejemplo, dejaremos Todos los registros seleccionados.
   

8. Configurar Nombre de la acción.
   Aquí puede establecer el nombre del botón para realizar la acción correspondiente en el flujo de trabajo. El botón aparecerá en las pantallas de los asignados.
   En este ejemplo ingresaremos "Aplicar".
   

9. Configurar Situación tras la adopción de medidas.
   Cuando se realiza la acción, el estado cambia del que ha configurado en la sección Situación antes de actuar al que configura aquí.
   Puede seleccionar un estado de los estados establecidos en el paso 4. En este ejemplo, seleccionaremos "Aplicando".
   Ha configurado correctamente la primera parte del flujo de trabajo, desde el primer estado hasta el siguiente (desde "Antes de aplicar" hasta "Aplicar").
   

10. Configure el resto del flujo de trabajo de la misma manera.
    Para este ejemplo, configuraremos el flujo de trabajo desde el estado "Aplicar" al estado "Aplicado" como se describe a continuación.
    

    • Situación antes de actuar:
      Seleccionar "Aplicar".
    • Lista Asignatario:
      Con El usuario elige a un asignatario de la lista para emprender la acción seleccionada, haga clic en Añadir un campo de formulario y seleccione "Aprobador".
    • Condiciones para emprender esta acción:
      Salir Todos los registros seleccionados.
    • Nombre de la acción:
      Ingrese "Aprobar".
    • Situación tras la adopción de medidas:
      Seleccionar "Aprobado".

    Para seleccionar "Aprobador" como asignado como en el ejemplo anterior, primero debe agregar un campo Selección del usuario en el formulario de la aplicación y nombrar el campo "Aprobador".
    

    Ha configurado correctamente los ajustes para el estado "Aplicando".
    Tenga en cuenta que no necesita configurar los ajustes para el último estado (en este ejemplo, "Aprobado").

11. Consulte el diagrama en Diagrama de flujo de proceso en la parte superior de la pantalla para asegurarse de que su proceso esté configurado como lo desea.
    

12. Haga clic en Guardar en la parte inferior derecha de la pantalla.

13. En la pantalla de configuración de la aplicación, haga clic en Actualizar aplicación.

14. En el cuadro de diálogo Actualizar aplicación, haga clic en Actualizar aplicación.

Esto completa la configuración de la gestión de procesos.
Cuando agrega y guarda un registro en la aplicación, el primer estado del flujo de trabajo y el botón (acción) para avanzar el estado se muestran en la pantalla Detalles Registro.

"Asignatario" se refiere al usuario que está asignado para llevar a cabo una acción que hará avanzar el estado del flujo de trabajo de un registro.
Cuando se asigna una acción a un usuario, el botón para realizarla se mostrará solo en la pantalla Detalles del Registro del usuario. El botón no se mostrará para los usuarios que no sean usuarios asignados.
Si no se establece ningún asignado para una acción, el botón para realizarla se muestra para todos los usuarios.

Se pueden establecer asignatarios para cada estado.
Para el primer estado, configure el cesionario como Creado por, lo que convierte al usuario que creó el registro en el cesionario, o como Ajustar a cualquiera.

Para el segundo estado y los estados subsiguientes, puede establecer asignados ingresando directamente un nombre de usuario o nombre de departamento, o seleccionando un campo Añadir un campo de formulario.

Si desea establecer varios usuarios o departamentos como asignados, seleccione una de las siguientes opciones del menú desplegable en Lista Asignatario.

• El usuario elige a un asignatario de la lista para emprender la acción
• Todos los asignatarios de la lista deben tomar medidas
• Un asignatario de la lista debe tomar medidas

La opción que seleccione determinará cómo se designará al cesionario y cuándo cambiará el estado del flujo de trabajo.

• Cómo se designa al cesionario:
  Los usuarios agregados a la lista Asignatario en la configuración de Gestión de procesos son candidatos para convertirse en asignatarios. El asignatario del estado anterior selecciona a un usuario entre los candidatos para que sea el asignatario del siguiente estado.
• Cuándo cambiará el estado:
  Cuando el usuario designado como cesionario realiza la acción relevante, el estado cambia.

• Cómo se designa al cesionario:
  Todos los usuarios agregados a la lista Asignatario en la configuración de Gestión de procesos se convierten en Asignados.
• Cuándo cambiará el estado:
  Cuando todos los asignados realizan la acción relevante, el estado cambia.

• Cómo se designa al cesionario:
  Todos los usuarios agregados a la lista Asignatario en la configuración de Gestión de procesos se convierten en Asignados.
• Cuándo cambiará el estado:
  Cuando cualquiera de los asignados realiza la acción relevante, el estado cambia.
  

Puede dirigir su flujo de trabajo para que pase a diferentes acciones en función de los valores ingresados en los campos que especifique en la configuración de Gestión de procesos.
Por ejemplo, puede configurar los ajustes de tal manera que si el valor ingresado en el campo "Costo" es $10,000 o más, se requiere aprobación, y si no, se omite la aprobación.

Para dirigir su flujo de trabajo para que pase a acciones diferentes, configure los ajustes en la sección Condiciones para emprender esta acción.
Para ver un ejemplo de cómo puedes configurar los ajustes, mira a continuación.

• Estados:
  Antes de aplicar, aplicar y aprobar

• Tabla de proceso 1:
  Agregue de antemano un campo Número (nombre de campo: "Costo") y un campo Selección del usuario (nombre de campo: "Aprobador") en el formulario de la aplicación.

  Estado anterior Tomando acción	Lista Asignatario	Condiciones para emprender esta acción	Nombre Acción (Nombre del botón)	Estado después Acción tomada
  Antes de aplicar	Creado por	El valor ingresado en el campo "Costo" es 10000 o más	Aplicar	Aplicando
  		El valor ingresado en el campo "Costo" es 9999 o menos	Aplicar	Aprobado
  Aplicando	Aprobador		Aprobar	Aprobado

  La pantalla en la que se configuran los ajustes de acuerdo con Tabla de proceso 1:
  

Tenga en cuenta que si especifica condiciones en la sección Condiciones para emprender esta acción, el botón para realizar la acción no se muestra para los asignados hasta que se cumpla la condición especificada.
Por ejemplo, en el caso donde los ajustes se configuran de acuerdo con la tabla de proceso que se muestra a continuación, el botón "Aprobar" no se muestra para el aprobador hasta que se ingresa el comentario de aprobación, incluso cuando el estado es "Aplicando".

• Tabla de proceso 2:
  Agregue de antemano un campo Número (nombre de campo: "Costo"), un campo Selección del usuario (nombre de campo: "Aprobador") y un campo de Texto (nombre de campo: "Comentario de aprobación") en el formulario de la aplicación.

  Estado anterior Tomando acción	Lista Asignatario	Condiciones para emprender esta acción	Nombre Acción (Nombre del botón)	Estado después Acción tomada
  Antes de aplicar	Creado por	El valor ingresado en el campo "Costo" es 10000 o más	Aplicar	Aplicando
  		El valor ingresado en el campo "Costo" es 9999 o menos	Aplicar	Aprobado
  Aplicando	Aprobador	El campo "Comentario de aprobación" está completo (no se deja en blanco)	Aprobar	Aprobado

  La pantalla en la que se configuran los ajustes de acuerdo con Tabla de Proceso 2:
  

No, los estados no se pueden revertir.
Como solución alternativa, un administrador de la aplicación puede agregar una acción para cambiar un estado al anterior en la configuración de administración de procesos. Después de hacerlo, el administrador de la aplicación debe hacer lo siguiente.

• Establecerse como el asignado actual y realizar la acción establecida.
• Solicite al usuario designado como asignado actual que realice la acción establecida.

No, no se puede cambiar el estado de varios registros a la vez.
Debe abrir y cambiar el estado de cada registro uno por uno.
Para su referencia, si utiliza un campo Desplegable para ingresar el estado de los registros en lugar de utilizar la gestión de procesos, puede cambiar el estado de varios registros a la vez utilizando la función de importación/exportación CSV.

• Desplegable
• Exportar datos a un archivo
• Importar datos de registro desde un archivo a una aplicación

Cuando se configuran varios asignados en la configuración de Gestión de procesos de una aplicación para la que está habilitada la gestión de procesos, los asignados actuales se muestran en la parte superior de la pantalla Detalles Registro en el siguiente formato: "Asignado a: (Nombre Usuario) y N más".

Ejemplo: "Asignado a: John Jones y 4 más"
La pantalla muestra el nombre de usuario del usuario asignado con el ID de usuario más pequeño entre todos los usuarios asignados ("John Jones" en el ejemplo anterior). La configuración del orden de visualización no afecta el nombre de usuario que se muestra.
Al hacer clic en "y N más" se muestra la lista de asignados en orden ascendente de sus ID de usuario.
Nota: Los ID Usuario se pueden encontrar en la parte "editUser?id= ID de usuario" de la URL de la pantalla "Cambiar información Usuario" en Usuarios y administración del sistema.

Los asignados actuales que aparecen en Asignado a: en un registro se designan de acuerdo con las configuraciones de departamento/grupo/usuario que estaban vigentes en el momento en que se realizó la acción para cambiar el estado anterior.
Por este motivo, si cambia los usuarios de un departamento/grupo que está configurado como asignado a la gestión de procesos después de que el departamento/grupo ya se haya convertido en el asignado actual de un registro, los cambios no se reflejarán automáticamente en ese registro y los asignados actuales seguirán siendo los mismos que antes de realizar el cambio.

Si tiene permiso para administrar la aplicación, puede agregar manualmente un usuario como cesionario actual del registro.
Los pasos son los siguientes.

1. Abra el registro al que desea agregar un cesionario.
2. Haga clic en el botón de acción Cambiar cesionario en la pantalla Detalles Registro.
3. Agregue el usuario que desea agregar como cesionario y haga clic en Asignar.