Este artículo cubre cómo configurar un flujo de trabajo para una aplicación utilizando la función Gestión procesos.

En esta sección aprenderá cómo crear un flujo de trabajo básico en la configuración Gestión procesos.

En la pantalla de configuración Gestión procesos, deberá configurar varias opciones, como Situación antes de actuar, Lista de asignatarios, Condiciones para emprender esta acción, Nombre de la acción y Situación tras la adopción de medidas.
Es posible que desee organizar su flujo de trabajo visualmente (por ejemplo, con un gráfico o mapa) de antemano para facilitar la configuración.

En el siguiente ejemplo, configuraremos los ajustes Gestión procesos para crear un flujo de trabajo para una aplicación de solicitud de compra.
Este flujo de trabajo requerirá que un aprobador asignado confirme y apruebe los registros de solicitud de compra creados por los usuarios.

1. Haga clic en el ícono Ajustes app (el ícono con forma de engranaje en la parte superior derecha de la pantalla "Ver"), seleccione la pestaña Ajustes app y seleccione Gestión procesos en Ajustes generales.
   

2. En la sección 1. Habilitar esta función, seleccione la casilla de verificación Habilitar la gestión de procesos.

3. Configure los ajustes en la sección 2. Ajustes de estado.
   El estado de un registro indica en qué paso del flujo de trabajo se encuentra actualmente el registro.
   Los tres estados siguientes se establecen de antemano: "No iniciadas", "En curso" y "Completd.". Puede cambiar los nombres de los estados, agregar nuevos o eliminar los que no necesita.
   En este ejemplo, cambiaremos los nombres de los tres estados a "Antes de presentar la solicitud", "Aplicando" y "Aprobado", respectivamente.
   

4. Configure los ajustes en la sección 3. Ajustes del flujo del proceso.
   Antes de configurar estos ajustes, es posible que desee organizar su proceso de trabajo en forma de tabla para que sea más fácil visualizar el flujo de trabajo.
   Referencia: Diseño Gestión procesos
   En este ejemplo, configuraremos los ajustes según la tabla de procesos a continuación.

   Estado antes tomando acción	Lista de asignatarios	Condiciones para tomar esta acción	Nombre Acción (Nombre del botón)	Estado después Medidas adoptadas
   Antes de aplicar	Creado por		Aplicar	Aplicando
   Aplicando	Aprobador		Aprobar	Aprobado

   El primer estado en la sección Situación antes de actuar se establece automáticamente en el estado inicial que estableció en el Paso 3. En este ejemplo, "Antes de aplicar" se establece automáticamente como el primer estado.

   

5. Configurar Lista de asignatarios.
   "Asignatario" se refiere al usuario asignado para llevar a cabo una acción que hará avanzar el estado del flujo de trabajo de un registro.
   Para el primer estado, puede configurar el asignado como Ajustar a cualquiera o Creado por. (Al seleccionar Creado por, el usuario que creó el registro se establecerá como responsable).
   En este ejemplo, seleccionaremos Creado por.
   

6. Configure Condiciones para emprender esta acción.
   Al configurar estos ajustes, puede crear un flujo de trabajo con criterios de ramificación.
   Configuración de flujos de trabajo Gestión procesos con criterios de ramificación
   En este ejemplo, dejaremos seleccionados Todos los registros.
   

7. Configurar Nombre de la acción.
   Aquí puede establecer el nombre del botón para realizar la acción relevante en el flujo de trabajo. El botón aparecerá en las pantallas de los asignados.
   En este ejemplo, ingresaremos "Aplicar".
   

8. Configurar Situación tras la adopción de medidas.
   Cuando se realiza la acción, el estado cambia del que configuró en la sección Situación antes de actuar al establecido aquí.
   Puede seleccionar un estado entre los estados establecidos en el Paso 3. En este ejemplo, seleccionaremos "Aplicando".
   Ha configurado correctamente la primera parte del flujo de trabajo, desde el primer estado hasta el siguiente (desde "Antes de aplicar" hasta "Aplicar").
   

9. Configure el resto del flujo de trabajo de la misma manera.
   Para este ejemplo, configuraremos el flujo de trabajo desde el estado "Aplicar" al estado "Aplicado" como se describe a continuación.
   

   • Situación antes de actuar:
     Seleccione "Aplicar".
   • Lista de asignatarios:
     Con El usuario elige a un asignatario de la lista para emprender la acción seleccionado, haga clic en Añadir un campo de formulario y seleccione "Aprobador".
   • Condiciones para emprender esta acción:
     Salir Todos los registros seleccionados.
   • Nombre de la acción:
     Ingrese "Aprobar".
   • Situación tras la adopción de medidas:
     Seleccione "Aprobado".
     
     Para seleccionar "Aprobador" como asignado como en el ejemplo anterior, primero debe agregar un campo "Selección del usuario" en el formulario de la aplicación y nombrar el campo "Aprobador".
     Ha configurado correctamente los ajustes para el estado "Aplicando".
     Tenga en cuenta que no necesita configurar los ajustes para el último estado (en este ejemplo, "Aprobado").

10. Haga clic en Guardar en la parte inferior derecha de la pantalla.

11. Haga clic en Act. app en la parte superior derecha de la pantalla.

12. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Act. app.

Ha configurado correctamente los ajustes Gestión procesos para crear un flujo de trabajo para su aplicación.
Cuando agrega y guarda un registro en la aplicación, el primer estado en el flujo de trabajo y el botón (acción) para avanzar el estado se muestran en la pantalla "Detalles del registro".

"Asignatario" se refiere al usuario asignado para llevar a cabo una acción que hará avanzar el estado del flujo de trabajo de un registro.
Cuando un asignado está configurado para una acción, el botón para realizarla se mostrará solo en la pantalla "Detalles del registro" del asignado. El botón no se mostrará para los usuarios que no sean asignados.
Si no hay ningún asignado asignado para una acción, el botón para realizarla se muestra para todos los usuarios.

Se pueden configurar asignados para cada estado.
Para el primer estado, establezca el asignado como Ajustar a cualquiera o Creado por. (Al seleccionar Creado por, el usuario que creó el registro se establecerá como responsable).

Para el segundo estado y los estados posteriores, puede configurar los asignados ingresando directamente un nombre de usuario o nombre de departamento, o seleccionando un campo de la lista desplegable Añadir un campo de formulario.

Para configurar varios usuarios y/o departamentos como asignados, seleccione una de las siguientes opciones desplegables: El usuario elige a un asignatario de la lista para emprender la acción, Todos los asignatarios de la lista deben tomar medidas o Un asignatario de la lista debe tomar medidas.
La opción que seleccione determinará cómo se designa al asignado y cuándo cambiará el estado del flujo de trabajo. Consulte a continuación para obtener más detalles.

• Si selecciona "El usuario elige a un asignatario de la lista para emprender la acción"

  • Cómo se designa al cesionario:
    Los usuarios agregados a la Lista de asignatarios en la configuración Gestión procesos son candidatos para convertirse en cesionarios. El cesionario del estado anterior selecciona un usuario entre los candidatos para ser el cesionario del siguiente estado.
  • Cuándo cambiará el estado:
    Cuando el usuario designado como cesionario realiza la acción relevante, el estado cambia.

• Si selecciona "Todos los asignatarios de la lista deben tomar medidas"

  • Cómo se designa al cesionario:
    Todos los usuarios agregados a Lista de asignatarios en la configuración Gestión procesos se convierten en asignados.
  • Cuándo cambiará el estado:
    Cuando todos los asignados realizan la acción relevante, el estado cambia.

• Si selecciona "Un asignatario de la lista debe tomar medidas"

  • Cómo se designa al cesionario:
    Todos los usuarios agregados a Lista de asignatarios en la configuración Gestión procesos se convierten en asignados.
  • Cuándo cambiará el estado:
    Cuando cualquiera de los asignados realiza la acción relevante, el estado cambia.
    

Puede dirigir su flujo de trabajo para que se mueva a diferentes acciones según los valores ingresados en los campos que especifique en la configuración Gestión procesos.
Por ejemplo, puede configurar los ajustes de tal manera que si el valor ingresado en el campo "Costo" es $10,000 o más, se requiere aprobación y, si no, se omite la aprobación.

Para dirigir su flujo de trabajo para que se mueva a diferentes acciones, configure los ajustes en la sección Condiciones para emprender esta acción.
Para ver un ejemplo de cómo configurar los ajustes, consulte a continuación.

• Estado
  Antes de postular, postular y aprobar
  
  

• Tabla de proceso 1:
  Agregue un campo "Número" (nombre del campo: "Costo") y un campo "Selección del usuario" (nombre del campo: "Aprobador") en el formulario de la aplicación de antemano.

  Estado antes tomando acción	Lista de asignatarios	Condiciones para emprender esta acción	Nombre Acción (Nombre del botón)	Estado después Medidas adoptadas
  Antes de aplicar	Creado por	El valor ingresado en el campo "Costo" es 10000 o más	Aplicar	Aplicando
  		El valor ingresado en el campo "Costo" es 9999 o menos	Aplicar	Aprobado
  Aplicando	Aprobador		Aprobar	Aprobado

  La pantalla en la que se configuran los ajustes de acuerdo con Tabla de Proceso 1:
  

Tenga en cuenta que si especifica condiciones en la sección Condiciones para emprender esta acción, el botón para realizar la acción no se muestra a los asignados hasta que se cumpla la condición especificada.
Por ejemplo, en el caso de que los ajustes se configuren de acuerdo con la tabla de procesos que se muestra a continuación, el botón "Aprobar" no se muestra para el aprobador hasta que se ingresa el comentario de aprobación, incluso cuando el estado es "Aplicando".

• Tabla de proceso 2:
  Agregue un campo "Número" (nombre del campo: "Costo"), un campo "Selección del usuario" (nombre del campo: "Aprobador") y un campo "Texto" (nombre del campo: "Comentario de aprobación") en el formulario de la aplicación de antemano. .

  Estado antes tomando acción	Lista de asignatarios	Condiciones para emprender esta acción	Nombre Acción (Nombre del botón)	Estado después Medidas adoptadas
  Antes de aplicar	Creado por	El valor ingresado en el campo "Costo" es 10000 o más	Aplicar	Aplicando
  		El valor ingresado en el campo "Costo" es 9999 o menos	Aplicar	Aprobado
  Aplicando	Aprobador	El campo "Comentario de aprobación" está completo (no se deja en blanco)	Aprobar	Aprobado

  La pantalla en la que se configuran los ajustes de acuerdo con Tabla de Proceso 2:
  

• ¿Es posible revertir un estado al anterior?
  No, los estados no se pueden revertir.
  Como solución alternativa, un administrador de aplicaciones puede agregar una acción para cambiar un estado al anterior en la configuración Gestión procesos. Después de hacerlo, el administrador de la aplicación deberá hacer lo siguiente.

  • Establecerse como el asignado actual y realizar la acción establecida.
  • Solicite al usuario designado como asignado actual que realice la acción establecida.

• ¿Es posible cambiar el estado de varios registros a la vez?
  No, el estado de varios registros no se puede cambiar a la vez.
  Debe abrir y cambiar el estado de cada registro uno por uno.
  Para su referencia, si usa un campo "Desplegable" para ingresar el estado de los registros en lugar de usar Gestión procesos, puede cambiar el estado de varios registros a la vez usando la función de importación/exportación CSV.
  Desplegable
  Exportar datos a un archivo
  Importar datos Registro desde un archivo a una aplicación
  
  

• Cuando se configuran varios asignados en la configuración Gestión procesos, ¿cómo se mostrarán los asignados actuales en la pantalla "Detalles del registro"?
  Cuando se configuran varios asignados en la configuración Gestión procesos de una aplicación para la que está habilitada Gestión procesos, los asignados actuales se muestran en la parte superior de la pantalla "Detalles del registro" en el siguiente formato: "Asignado a: (Nombre Usuario) y X más".
  
  Ejemplo: "Asignado a: John Jones y 4 más"
  
  La pantalla muestra el nombre de usuario del asignado con la ID de usuario más pequeña entre todos los asignados ("John Jones" en el ejemplo anterior). La configuración Orden visualización no afecta el nombre de usuario que se muestra.
  Al hacer clic en "y X más" se muestra la lista de asignados en orden ascendente de sus ID de usuario.
  Nota: Las ID Usuario se pueden encontrar en la parte "editUser?id= ID de usuario" de la URL de la pantalla "Editar Usuario" en Administración de usuarios y del sistema.
  
  

• Agregué un usuario a un departamento/grupo que ya se convirtió en el asignado actual de un registro, pero el usuario no está agregado a los asignados actuales.
  Los asignados actuales que aparecen en Asignado a: en un registro se designan de acuerdo con la configuración de departamento/grupo/usuario que estaba vigente en el momento en que se realizó la acción para cambiar el estado anterior.
  Por este motivo, si cambia los usuarios de un departamento/grupo que está configurado como responsable de gestión de procesos después de que el departamento/grupo ya se haya convertido en el responsable actual de un registro, los cambios no se reflejarán automáticamente en ese registro (y el los cesionarios actuales seguirán siendo los mismos que antes de realizar el cambio).
  
  Si tiene permiso para administrar la aplicación, puede agregar manualmente un usuario como cesionario actual del registro.
  Para hacerlo, siga los pasos a continuación.
  1. Abra el registro al que desea agregar un asignado.
  2. Haga clic en el botón de acción Cambiar asignatario en la pantalla "Detalles del registro".
  3. Agregue el usuario que desea agregar como asignado y haga clic en Asignar.