Importación de datos Registro desde un archivo a una aplicación

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Puede agregar nuevos registros o actualizar registros existentes en una aplicación existente importando datos de archivos a la aplicación.
También puede agregar nuevas filas o actualizar filas existentes para tablas en registros.

Este artículo proporciona instrucciones sobre cómo importar datos de archivos a una aplicación existente y puntos a tener en cuenta al realizar la operación para importar datos de archivos.

Puntos a tener en cuenta antes de importar un archivo

  • Dependiendo de los tipos de campo y de cómo se configuran las configuraciones de campo, puede haber casos en los que un campo no acepte el registro/actualización de datos a través de la importación de archivos.
    Verificar campos que no aceptan registro/actualización de datos y datos que no se pueden registrar/actualizar
    Comprueba los registros y campos que no puedes ver ni editar
  • Para importar datos desde un archivo, debe tener el permiso "Importar desde arch." en la configuración Permisos para la app.
    Además, para importar datos a los campos "Creado por", "Fecha/hora de creación", "Actualizado por" y/o "Fecha/hora de actualización" al crear nuevos registros a través de la importación de archivos, también debe tener el permiso "Administrar app".
    Configuración Permisos para Apps
  • Se recomienda crear una copia de seguridad de los registros existentes exportándolos a un archivo antes de importar los datos mediante la importación de archivos. Para obtener más información sobre cómo exportarlos a un archivo, consulte Exportación de datos a un archivo.
  • Mientras se importan datos desde un archivo, es posible que no pueda agregar ni actualizar registros desde la pantalla Kintone o mediante API.

Puntos clave de la operación Importar desde archivo

Al importar datos de un archivo, debe especificar en qué campo importar datos asignando la correspondencia entre las columnas del archivo y los campos de la aplicación.
Si desea actualizar los registros existentes, también debe especificar qué campo se utilizará como "clave para la actualización masiva".

Esta sección explica los puntos clave de estas dos configuraciones.Captura de pantalla: Mapeo de la correspondencia entre las columnas del archivo y los campos de la aplicación

(a) Puntos clave para especificar "Columna en el archivo"

En la sección Columna en el archivo de la pantalla "Importar desde archivo", especifique a qué campo importar datos asignando la correspondencia entre los campos de la aplicación y las columnas del archivo.
Figura: Mapeo de la correspondencia entre los campos de la aplicación y las columnas del archivo

  • Si el campo al que desea importar datos de archivo no se muestra en Campo en app, es un campo que no acepta el registro/actualización de datos a través de la importación de archivo o un campo para el cual no tiene permiso de visualización o edición.
    Por ejemplo, los campos cuyos valores se calculan o recuperan en función de los valores de otros campos (por ejemplo, campos que tienen fórmulas establecidas) no aparecen en Campo en app. Los valores de estos campos se volverán a calcular o recuperar cuando se importen los datos del archivo.
    Para obtener más información, consulte Cómo comprobar la aplicación de destino para Importar de archivos.

  • Al crear nuevos registros a través de la importación de archivos, debe especificar las columnas de archivo correspondientes para los campos obligatorios de la aplicación (campos marcados con "*").
    Además, cuando los registros existentes que va a actualizar incluyen aquellos que no tienen los campos obligatorios de la aplicación completados, deberá especificar las columnas de archivo correspondientes para estos campos.

  • Si no desea registrar o actualizar valores para algunos campos, seleccione (Ninguno) para estos campos.

    • En los registros que se agregan recientemente a través de la importación de archivos, el campo para el cual está seleccionado (Ninguno) se deja vacío o se ingresa el valor predeterminado (si se establece un valor predeterminado para el campo).
    • En los registros existentes cuyos valores se actualizan a través de la importación de archivo, el valor del campo para el que se selecciona (Ninguno) no cambia respecto del valor anterior a la importación del archivo.

    Para evitar sobrescribir accidentalmente datos de registros existentes con datos antiguos, especialmente cuando actualiza registros existentes, asegúrese de seleccionar (Ninguno) para los campos cuyos valores no desea actualizar.

  • Si desea actualizar los datos de la tabla en registros existentes a través de la importación de archivos, especifique las columnas de archivo correspondientes para todos los campos de la tabla que se muestran en Campo en app. También debe especificar las columnas de archivo correspondientes para los campos cuyos datos no se han modificado en el archivo, de modo que estos campos también se incluyan en el alcance de la importación de archivos.

(b) Puntos clave para especificar "Clave para la actualización masiva"

Al actualizar registros existentes, especifique qué campo se utilizará como Clave para la actualización masiva.

El campo configurado como Clave para la actualización masiva se utilizará para determinar qué datos de registro se reemplazarán con qué datos de fila en el archivo. El campo configurado como Clave para la actualización masiva debe ser uno que no acepte valores duplicados en varios registros. Los números Registro y los números de orden son ejemplos de los campos que son adecuados para Clave para la actualización masiva.

Cuando se establece un campo como Clave para actualización masiva y se realiza la operación Importar desde archivo, los valores del campo establecido como Clave para la actualización masiva se comparan con los valores de la columna del archivo correspondiente.

  • Cuando un valor en la columna de archivo coincide con un valor del campo establecido como "Clave para la actualización masiva "
    Los datos del registro con el valor coincidente se reemplazan con los datos de la fila del archivo que contiene el valor.
  • Cuando un valor en la columna de archivo no coincide con ningún valor del campo establecido como "Clave para la actualización masiva "
    Los datos de la fila del archivo que contiene el valor se agregan como un nuevo registro.

Figura: Ejemplo de cómo se agregan o actualizan registros según los valores del campo configurado como "Clave para la actualización masiva"

Los siguientes son los campos que se pueden configurar como Clave para la actualización masiva:

  • Número de registro
  • Texto
  • Número
  • Fecha
  • Fecha y hora
  • Enlace

Pasos para importar un archivo

  1. Haga clic en el icono Opciones en la parte superior derecha de la pantalla "Vista", luego haga clic en Importar desde archivo.
    Captura de pantalla: Seleccionar la opción de menú en la pantalla "Vista"Si no se muestra Importar desde archivo, debe obtener el permiso "Importar desde arch." en la configuración de Permisos para la app.
    Configuración Permisos para Apps

  2. Haga clic en Examinar y seleccione un archivo para importar.
    Captura de pantalla: la pantalla para seleccionar un archivo para importar

  3. Seleccione uno de los botones de opción debajo de Seleccionar alcance de datos.
    Si su archivo tiene nombres de columnas en la primera fila, seleccione La primera fila es la cabecera.Captura de pantalla: Pantalla para especificar si la primera fila del archivo es el encabezadoDependiendo del contenido de su archivo, es posible que La primera fila es la cabecera se seleccione automáticamente.

  4. Seleccione uno de los botones de opción en Configure estos ajustes importación. Seleccione la casilla de verificación opcional si es necesario.
    Captura de pantalla: Seleccionar una opción en "Configure estos ajustes importación"Para obtener detalles sobre cómo configurar estos ajustes de importación, consulte la página siguiente.
    Acerca de los métodos Importar de archivos nuevos y clásicos

  5. Verifique que el contenido de su archivo se muestre correctamente en la sección Vista previa.
    Captura de pantalla: la vista previa de su archivo para importarLas listas desplegables Codificación de caracteres y Delimitador se muestran solo cuando se importa un archivo CSV.

    • Si los caracteres del archivo están ilegibles, seleccione una opción diferente de la lista desplegable Codificación de caracteres.
    • Si los datos del archivo no están separados correctamente en columnas, seleccione una opción diferente de la lista desplegable Delimitador.
  6. Establezca las columnas de archivo correspondientes a los campos de la aplicación para especificar a qué campo importar los datos de la columna.
    Referencia: (a) Puntos clave para especificar "Columna en el archivo "
    Captura de pantalla: Especificación de la configuración de "Columna en el archivo"Si el archivo tiene nombres de columnas en la primera fila, Kintone busca automáticamente coincidencias entre los nombres de las columnas y los nombres de los campos de la aplicación y establece las columnas en la sección Columna en el archivo en consecuencia.

    • Si el campo en el que desea importar datos de archivo no se muestra, es un campo que no acepta el registro/actualización de datos a través de la importación de archivo o un campo para el cual no tiene permiso de visualización o edición.
      Para obtener información sobre dichos campos, consulte la página siguiente.
      Comprobación de la aplicación de destino para Importar de archivos
    • Al crear nuevos registros mediante la importación de archivos, debe especificar las columnas de archivo correspondientes para los campos obligatorios de la aplicación (campos marcados con "*").
    • Si no desea registrar o actualizar valores para algunos campos, seleccione (Ninguno) para estos campos.
      • En los registros que se agregan recientemente a través de la importación de archivos, el campo para el cual está seleccionado (Ninguno) se deja vacío o se ingresa el valor predeterminado (si se establece un valor predeterminado para el campo).
      • En los registros existentes cuyos valores se actualizan a través de la importación de archivo, el valor del campo para el que se selecciona (Ninguno) no cambia respecto del valor anterior a la importación del archivo.

    Al importar datos a una tabla
    Campos de una tabla se muestran en el siguiente formato: "Nombre tabla > Nombre del campo "
    Al actualizar registros existentes, especifique las columnas de archivo correspondientes para todos los campos de la tabla.
    Captura de pantalla: formato de visualización de los campos de la tabla

  7. Al actualizar registros existentes, seleccione la casilla de verificación Clave para la actualización masiva.
    Referencia: (b) Puntos clave para especificar "Clave para la actualización masiva "
    Captura de pantalla: Seleccionar la casilla de verificación "Clave para la actualización masiva"Los siguientes son los campos que se pueden configurar como Clave para la actualización masiva:

    • Número de registro
    • Texto
    • Número
    • Fecha
    • Fecha y hora
    • Enlace
  8. Si desea importar datos de archivo en los campos "Creado por ", "Fecha/hora de creación", "Actualizado por " y "Fecha/hora de actualización" de los registros que se agregarán recientemente, especifique las columnas de archivo correspondientes para los campos que se muestran en la sección Información creación/actualización registros.
    Captura de pantalla: Especificación de las columnas de archivo correspondientes para los campos que se muestran en la sección "Información creación/actualización registros"

    • Si los campos no se muestran en la sección Información creación/actualización registros, se le debe otorgar el permiso "Administrar app" en la configuración Permisos para la app.
      Configuración Permisos para Apps
    • Si selecciona (Ninguno) para estos campos, el usuario que realiza la operación Importar desde archivo se registra en los campos "Creado por" y "Actualizado por" de los registros recientemente agregados, y la fecha y hora de la operación se registra en los campos "Fecha/hora de creación" y "Fecha/hora de actualización" de los registros.
  9. Haga clic en Importar en la parte superior izquierda de la pantalla.Captura de pantalla: haciendo clic en "Importar"

Cuando comienza la importación del archivo, se le dirigirá automáticamente a la pantalla "Vista" de la aplicación.
Captura de pantalla: la pantalla que se muestra mientras se importa el archivoSe muestra un mensaje en la parte superior de la pantalla "Vista", que muestra el progreso y el resultado de la importación del archivo.
Al hacer clic en el enlace del mensaje, accederá a la pantalla "Archivos importados". En la pantalla "Archivos importados", puede comprobar el progreso de la operación Importar desde archivo que ha realizado y los detalles de los errores que se hayan producido.
Comprobación del Estado de Importar de archivos

Si la operación Importar desde archivo falló, consulte Qué hacer si falla la adición/actualización masiva de Registros para obtener las soluciones.