Kintoneの利用状況に応じて、ライセンスを付与するユーザーを見直したい

記事番号:040786

このページでは、各ユーザーのKintoneの利用状況を把握し、ライセンスの付与を見直す手順例を紹介します。たとえば、次の場合などにこの方法を活用できます。

  • Kintoneのライセンスの棚卸し(ライセンスを付与するユーザーの定期的な見直し)をしたい
  • 新たなユーザーにKintoneのライセンスを付与することになったので、未活用のライセンスがないか確認したい

各ユーザーのKintoneの利用状況を把握するには、「ユーザーのアクセス状況」画面を利用します。「ユーザーのアクセス状況」画面では、Kintoneを利用しているユーザーごとに、Kintoneへの最終アクセス日や、直近のアクセス日数を確認できます。
ユーザーのアクセス状況の確認

「ユーザーのアクセス状況」画面を利用する際の注意事項

「ユーザーのアクセス状況」画面を利用するには、いくつか注意点があります。

  • 「ユーザーのアクセス状況」画面を利用できるのは、Kintone共通管理者のみです。
  • 「ユーザーのアクセス状況」画面には、2022年6月12日のKintoneのアップデート以降のアクセス状況が反映されます。2022年6月11日以前のアクセス状況は確認できません。
  • 次のユーザーのアクセス状況は表示されません。
  • 次のような場合は、ユーザーのアクセス状況は更新されません。
    • Kintoneにはアクセスせず、Kintone共通管理のみにアクセスした場合
    • Kintoneへのアクセスに失敗してエラーが表示され、正常にアクセスできなかった場合
    • APIを実行したが、Kintoneの画面にはアクセスしていない場合

手順例

各ユーザーのKintoneの利用頻度を把握し、ライセンスの付与を見直す手順例は、以下のとおりです。

  1. Kintoneの画面上部の歯車の形をした[設定]アイコンをクリックし、[Kintoneシステム管理]をクリックします。
    スクリーンショット:ポータルの設定メニュー 「Kintoneシステム管理」画面が表示されます。

  2. [ユーザーのアクセス状況]をクリックします。
    スクリーンショット:Kintoneシステム管理画面

    「ユーザーのアクセス状況」画面が表示されます。

  3. 「ユーザーのアクセス状況」画面で、「最終アクセス日」や「過去30日間のアクセス日数」の列名をクリックし、日付やアクセス日数の昇順で一覧を並び替えます。
    スクリーンショット:アクセス状況一覧のソート例

  4. さらに詳細な条件を絞り込みたい場合は、「CSV形式でダウンロードする」をクリックして一覧をダウンロードし、Excelでユーザーを絞り込みます。
    例:

  5. Kintoneへのアクセスが少ないユーザーがいる場合は、関係者にヒアリングを行ったり、必要に応じてライセンスの付与の見直しなどを行います。

  6. Kintoneの利用ユーザーを変更したい場合は、Kintone共通管理の「サービスの利用ユーザー」から設定を行います。