設定Lookup

文章編號:040547

設定Lookup欄位後,可以從其他應用程式取得並複製需要的資料。
例如,在「訂單管理應用程式」中設定參照「商品管理應用程式」的Lookup欄位,從「商品管理應用程式」取得商品資訊,並將所需的資料內容複製到「訂單管理應用程式」中。可免去重覆輸入,也能避免輸入錯誤。
參考:關於Lookup 截圖:Lookup完成示意圖

步驟

  1. 首先建立要作為主資料(資料來源)的應用程式。
    請配置欄位。可以之後再登錄資料。

  2. 在要取得資料的應用程式的設定畫面中,配置Lookup欄位。

  3. 開啟已配置的Lookup欄位的設定,設定以下項目。

    • 欄位名稱(必要項目)
    • 「設為必填項目」的設定
    • 要連結的應用程式(必要項目)
    • 要複製的欄位(必要項目)
      作為應用程式間的連結索引鍵的欄位。可指定以下欄位:
      單行文字方塊、數值、計算、Lookup、連結、記錄號碼
    • 其他要複製的欄位
    • 要顯示在選取清單中的欄位
    • 篩選的初始設定
    • 排序的初始設定
    • 欄位代碼(必要項目)

    儲存表單後,將無法再變更「要連結的應用程式」與「要複製的欄位」。
    其他設定項目之後可以再進行變更。
    各設定項目的詳情,請參閱「Lookup欄位的設定項目」。

  4. 點擊「Lookup的設定」畫面的[儲存]。

  5. 點擊畫面左上方的[儲存表單]。

  6. 若正在建立新應用程式,請點擊畫面右上方的[公開應用程式],並在確認對話方塊中點擊[OK]。
    若正在變更應用程式設定,請點擊畫面右上方的[更新應用程式],並在確認對話方塊中點擊[更新應用程式]。

Lookup設定完成。

  1. 嘗試使用Lookup。
    開啟在步驟2與3設定了Lookup的應用程式的新增記錄畫面,點擊[選取]。
    截圖:框線強調Lookup欄位的[選取] 輸入關鍵字後點擊[選取],即可篩選出符合的候選記錄。
    參考:使用設定完成的Lookup

設定範例

以下使用實際的應用程式說明Lookup的設定範例。此處使用訂單管理應用程式與商品管理應用程式。

在主應用程式中登錄資料

要將商品管理應用程式(主應用程式)的資料複製到訂單管理應用程式,首先必須在作為資料來源的商品管理應用程式中登錄資料。
本次範例中,先登錄商品代碼、商品名稱、單價等資料。 截圖:商品管理應用程式的記錄畫面

設定Lookup欄位

接下來,在要取得資料的訂單管理應用程式中配置Lookup欄位。

  1. 開啟訂單管理應用程式。

  2. 在「記錄清單」畫面中,點擊畫面右上方齒輪形狀的[設定應用程式]圖示。
    截圖:框線強調[設定應用程式]圖示

  3. 開啟「應用程式的設定」畫面,點擊[表單]分頁。

  4. 在表單中配置表格。 截圖:在應用程式設定畫面的[表單]分頁中將表格欄位配置到右側區域

  5. 將[Lookup]拖放到表格中。
    此處設定根據商品代碼取得資料的Lookup欄位。 截圖:在應用程式設定畫面的[表單]分頁中將Lookup欄位配置到右側區域的表格中

  6. 將其他要從商品管理應用程式取得資料的欄位一併新增到表格內。
    本次新增下列欄位。

    • 商品名稱:單行文字方塊欄位
    • 單價:數值欄位
    • 數量:數值欄位
    • 小計:計算欄位 截圖:配置欄位的表格
  7. 將游標移動到Lookup欄位的右上方,顯示齒輪形狀的設定圖示後,點擊[設定]。 截圖:框線強調Lookup欄位的[設定]圖示及[設定]

  8. 設定以下項目。

    • 變更「欄位名稱」。
      本次變更為「商品代碼」。
    • 選擇「要連結的應用程式」。
      選擇要作為資料來源的應用程式。此處選擇「商品管理應用程式」。
    • 選擇「要複製的欄位」。
      選擇要作為連結索引鍵的欄位。此處選擇「商品代碼」欄位。
      「要複製的欄位」可指定以下欄位:
      • 單行文字方塊、數值、計算、Lookup、連結、記錄號碼 截圖:框線強調「Lookup的設定」畫面中的「欄位名稱」「要連結的應用程式」「要複製的欄位」
  9. 接下來,選擇「其他要複製的欄位」。
    可以從Lookup來源的記錄中一併取得其他欄位的資料。
    此處選擇「商品名稱」 ← 「[商品管理]商品名稱」,「單價」 ← 「[商品管理]單價」。
    點擊[ + ]按鈕,新增要複製的欄位。 截圖:框線強調「Lookup的設定」畫面中的「其他要複製的欄位」

  10. 視需要選擇「要顯示在選取清單中的欄位」。
    此處選擇的欄位將顯示在選取記錄的畫面。例如有多筆商品代碼相同的記錄時,有助於辨識記錄。
    此處選擇「商品名稱」、「單價」。實際的顯示畫面請參閱「使用設定完成的Lookup」。 截圖:框線強調「Lookup的設定」畫面中的「要顯示在選取清單中的欄位」

  11. 以下項目也可視需要進行設定。

    • 指定篩選的初始設定。
      此處設定的篩選條件將套用至選取記錄的畫面。利用下拉式選單選擇要指定條件的欄位後,指定篩選條件。本次範例不進行篩選的初始設定,選取記錄的畫面中將顯示所有記錄。
      另外,即使指定了篩選的初始設定,若只有一筆記錄與Lookup欄位中輸入的關鍵字一致,將不會套用篩選條件,而是直接取得記錄資訊。

    • 選擇排序的初始設定。
      設定選取時記錄的顯示順序。此處選擇「商品代碼」、「遞增」。
      截圖:框線強調「Lookup的設定」畫面中的「篩選的初始設定」及「排序的初始設定」

  12. 點擊Lookup欄位設定畫面的[儲存]。

  13. 從表格右上方齒輪形狀的表格設定圖示點擊[表格的設定],設定表格名稱。 截圖:框線強調表格的[設定]圖示及[表格的設定]

  14. 輸入表格名稱,點擊[儲存]。
    此處輸入「商品資訊」。 截圖:框線強調「表格的設定」畫面中的「表格名稱」

  15. 點擊畫面左上方的[儲存表單]。

  16. 點擊畫面右上方的[更新應用程式]。 截圖:框線強調應用程式的設定畫面中的[更新應用程式]

  17. 在確認對話方塊中點擊[更新應用程式]。

Lookup設定完成。
Lookup的使用方法,請參閱「使用設定完成的Lookup」。

其他設定範例

利用Lookup設定中的「其他要複製的欄位」,也可以取得複選欄位、核取方塊欄位、下拉式選單欄位等欄位的資料。
此處介紹將顧客清單應用程式中的以下內容,複製到案件管理應用程式的設定範例。

  • 使用產品(複選欄位)
  • 選項(核取方塊欄位)

截圖:複選欄位、核取方塊欄位的使用示意圖

由於顧客清單應用程式與案件管理應用程式中都有登錄公司名稱,因此以公司名稱作為索引鍵,取得使用產品與選項內容。
在案件管理應用程式中配置作為公司名稱的Lookup欄位,並設定如下:

要連結的應用程式 要複製的欄位
顧客清單 公司名稱
其他要複製的欄位(複製到) 其他要複製的欄位(複製來源)
使用產品 [顧客清單]使用產品
選項 [顧客清單]選項

截圖:「Lookup的設定」畫面

輸入案件管理應用程式的公司名稱後,點擊[選取],即可從顧客清單應用程式取得使用產品和選項內容。 截圖:複選欄位、核取方塊欄位的使用示意圖

注意事項

  • 即使變更作為資料來源的記錄(主資料),Lookup欄位中已經取得的值仍會維持不變。不會自動變成最新的值。
    再次點擊[選取],即可更新為最新的值。

  • 若要更新現有記錄,可以採用匯入CSV檔案大量更新的方法。
    但只有在符合下列條件時,才能大量更新使用Lookup功能輸入的欄位的值。

    • 「要複製的欄位」在現有記錄中沒有重複的值。
    • 「要複製的欄位」的欄位設定中已勾選「值為唯一」。
      截圖:在「Lookup的設定」畫面中將「商品代碼」指定為「要複製的欄位」 例如,「要複製的欄位」指定為商品管理應用程式的「商品代碼」欄位時,在商品管理應用程式中的「商品代碼」欄位不能有重複的值,且「商品代碼」欄位的設定畫面中必須勾選「值為唯一」。
  • 無法指定表格內的欄位。

  • 即使變更Lookup欄位的設定,現有記錄中的下列欄位的值也不會改變。

    • 在Lookup欄位設定「其他要複製的欄位」中選擇的欄位

參考:Lookup設定教學影片

影片中有 說明Lookup的設定方法。