設定Lookup
設定Lookup欄位後,可以從其他應用程式取得並複製需要的資料。
例如,在「訂單管理應用程式」中設定參照「商品管理應用程式」的Lookup欄位,從「商品管理應用程式」取得商品資訊,並將所需的資料內容複製到「訂單管理應用程式」中。可免去重覆輸入,也能避免輸入錯誤。
參考:關於Lookup
步驟
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首先建立要作為主資料(資料來源)的應用程式。
請配置欄位。可以之後再登錄資料。
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在要取得資料的應用程式的設定畫面中,配置Lookup欄位。
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開啟已配置的Lookup欄位的設定,設定以下項目。
- 欄位名稱(必要項目)
- 「設為必填項目」的設定
- 要連結的應用程式(必要項目)
- 要複製的欄位(必要項目)
作為應用程式間的連結索引鍵的欄位。可指定以下欄位:
單行文字方塊、數值、計算、Lookup、連結、記錄號碼 - 其他要複製的欄位
- 要顯示在選取清單中的欄位
- 篩選的初始設定
- 排序的初始設定
- 欄位代碼(必要項目)
儲存表單後,將無法再變更「要連結的應用程式」與「要複製的欄位」。
其他設定項目之後可以再進行變更。
各設定項目的詳情,請參閱「Lookup欄位的設定項目」。 -
點擊「Lookup的設定」畫面的[儲存]。
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點擊畫面左上方的[儲存表單]。
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若正在建立新應用程式,請點擊畫面右上方的[公開應用程式],並在確認對話方塊中點擊[OK]。
若正在變更應用程式設定,請點擊畫面右上方的[更新應用程式],並在確認對話方塊中點擊[更新應用程式]。
Lookup設定完成。
- 嘗試使用Lookup。
開啟在步驟2與3設定了Lookup的應用程式的新增記錄畫面,點擊[選取]。
輸入關鍵字後點擊[選取],即可篩選出符合的候選記錄。
參考:使用設定完成的Lookup
設定範例
以下使用實際的應用程式說明Lookup的設定範例。此處使用訂單管理應用程式與商品管理應用程式。
在主應用程式中登錄資料
要將商品管理應用程式(主應用程式)的資料複製到訂單管理應用程式,首先必須在作為資料來源的商品管理應用程式中登錄資料。
本次範例中,先登錄商品代碼、商品名稱、單價等資料。
設定Lookup欄位
接下來,在要取得資料的訂單管理應用程式中配置Lookup欄位。
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開啟訂單管理應用程式。
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在「記錄清單」畫面中,點擊畫面右上方齒輪形狀的[設定應用程式]圖示。
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開啟「應用程式的設定」畫面,點擊[表單]分頁。
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在表單中配置表格。
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將[Lookup]拖放到表格中。
此處設定根據商品代碼取得資料的Lookup欄位。 -
將其他要從商品管理應用程式取得資料的欄位一併新增到表格內。
本次新增下列欄位。- 商品名稱:單行文字方塊欄位
- 單價:數值欄位
- 數量:數值欄位
- 小計:計算欄位
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將游標移動到Lookup欄位的右上方,顯示齒輪形狀的設定圖示後,點擊[設定]。
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設定以下項目。
- 變更「欄位名稱」。
本次變更為「商品代碼」。 - 選擇「要連結的應用程式」。
選擇要作為資料來源的應用程式。此處選擇「商品管理應用程式」。 - 選擇「要複製的欄位」。
選擇要作為連結索引鍵的欄位。此處選擇「商品代碼」欄位。
「要複製的欄位」可指定以下欄位:- 單行文字方塊、數值、計算、Lookup、連結、記錄號碼
- 變更「欄位名稱」。
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接下來,選擇「其他要複製的欄位」。
可以從Lookup來源的記錄中一併取得其他欄位的資料。
此處選擇「商品名稱」 ← 「[商品管理]商品名稱」,「單價」 ← 「[商品管理]單價」。
點擊[ + ]按鈕,新增要複製的欄位。 -
視需要選擇「要顯示在選取清單中的欄位」。
此處選擇的欄位將顯示在選取記錄的畫面。例如有多筆商品代碼相同的記錄時,有助於辨識記錄。
此處選擇「商品名稱」、「單價」。實際的顯示畫面請參閱「使用設定完成的Lookup」。 -
以下項目也可視需要進行設定。
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指定篩選的初始設定。
此處設定的篩選條件將套用至選取記錄的畫面。利用下拉式選單選擇要指定條件的欄位後,指定篩選條件。本次範例不進行篩選的初始設定,選取記錄的畫面中將顯示所有記錄。
另外,即使指定了篩選的初始設定,若只有一筆記錄與Lookup欄位中輸入的關鍵字一致,將不會套用篩選條件,而是直接取得記錄資訊。 -
選擇排序的初始設定。
設定選取時記錄的顯示順序。此處選擇「商品代碼」、「遞增」。
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點擊Lookup欄位設定畫面的[儲存]。
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從表格右上方齒輪形狀的表格設定圖示點擊[表格的設定],設定表格名稱。
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輸入表格名稱,點擊[儲存]。
此處輸入「商品資訊」。 -
點擊畫面左上方的[儲存表單]。
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點擊畫面右上方的[更新應用程式]。
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在確認對話方塊中點擊[更新應用程式]。
Lookup設定完成。
Lookup的使用方法,請參閱「使用設定完成的Lookup」。
其他設定範例
利用Lookup設定中的「其他要複製的欄位」,也可以取得複選欄位、核取方塊欄位、下拉式選單欄位等欄位的資料。
此處介紹將顧客清單應用程式中的以下內容,複製到案件管理應用程式的設定範例。
- 使用產品(複選欄位)
- 選項(核取方塊欄位)
由於顧客清單應用程式與案件管理應用程式中都有登錄公司名稱,因此以公司名稱作為索引鍵,取得使用產品與選項內容。
在案件管理應用程式中配置作為公司名稱的Lookup欄位,並設定如下:
要連結的應用程式 | 要複製的欄位 |
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顧客清單 | 公司名稱 |
其他要複製的欄位(複製到) | 其他要複製的欄位(複製來源) |
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使用產品 | [顧客清單]使用產品 |
選項 | [顧客清單]選項 |
輸入案件管理應用程式的公司名稱後,點擊[選取],即可從顧客清單應用程式取得使用產品和選項內容。
注意事項
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即使變更作為資料來源的記錄(主資料),Lookup欄位中已經取得的值仍會維持不變。不會自動變成最新的值。
再次點擊[選取],即可更新為最新的值。
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若要更新現有記錄,可以採用匯入CSV檔案大量更新的方法。
但只有在符合下列條件時,才能大量更新使用Lookup功能輸入的欄位的值。- 「要複製的欄位」在現有記錄中沒有重複的值。
- 「要複製的欄位」的欄位設定中已勾選「值為唯一」。
例如,「要複製的欄位」指定為商品管理應用程式的「商品代碼」欄位時,在商品管理應用程式中的「商品代碼」欄位不能有重複的值,且「商品代碼」欄位的設定畫面中必須勾選「值為唯一」。
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無法指定表格內的欄位。
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即使變更Lookup欄位的設定,現有記錄中的下列欄位的值也不會改變。
- 在Lookup欄位設定「其他要複製的欄位」中選擇的欄位
參考:Lookup設定教學影片
影片中有 說明Lookup的設定方法。