自動輸入簽核人的設定範例

文章編號:040569

將簽核人等流程管理中的執行者設定為自動輸入,可以節省新增記錄的時間,同時避免輸入錯誤。
本文將介紹兩個設定範例。

範例1:將上司設定為執行者

在使用者資訊的自訂項目中設定上司,將流程管理的「下一個執行者」自動指定為執行動作使用者的上司。

完成示意圖:
截圖:在記錄的新增或編輯畫面中點選「申請」動作按鈕的畫面範例

依照以下步驟,將上司設定為執行者。

新增自訂項目「上司」

此操作必須具備Kintone共通管理權限。

  1. 點選Kintone畫面上方齒輪形狀的[設定]圖示後,再點選[Kintone共通管理]。
    截圖:框線強調[Kintone共通管理]

  2. 在Kintone共通管理畫面中,點選[組織/使用者]。
    截圖:框線強調[Kintone共通管理]的[組織/使用者]

  3. 在「組織/使用者的設定」畫面中,點選[個人資料項目設定]。
    截圖:框線強調[組織/使用者]中的[個人資料項目設定]

  4. 在「個人資料項目設定」畫面中,點選「自訂項目設定」的[新增]。
    截圖:框線強調「個人資料項目設定」畫面中「自訂項目設定」的[新增]

  5. 在「新增自訂項目」畫面中,輸入任意項目名稱。此處以將項目名稱設定為「上司」為例。
    在項目類型中選擇「選擇使用者」。
    截圖:顯示「新增自訂項目」畫面

  6. 點選[儲存]。

  7. 在「組織/使用者的設定」畫面中,點選要設定上司的使用者名稱左側的變更使用者資訊的圖示。
    截圖:強調「組織/使用者的設定」畫面中的變更使用者資訊圖示

  8. 在「變更使用者資訊」畫面中,從畫面下方自訂項目的「上司」欄中指定使用者。
    一個自訂項目只能指定一位使用者。要指定多位使用者時,請建立多個自訂項目,並分別設定上司。
    截圖:在「變更使用者資訊」畫面中將上司指定為自訂項目

  9. 點選[變更使用者資訊]。

將「上司」新增為執行者

  1. 開啟要將上司新增為執行者的Kintone應用程式,再開啟「流程管理」畫面。

  2. 在要將上司新增為執行者的狀態中,點選「執行者」右側的[從組織和群組中選擇]圖示。 截圖:框線強調「流程管理」畫面中的[從組織和群組中選擇]圖示

  3. 在「選擇使用者」對話方塊中點選[其他],選擇「上司」。
    想對多位上司提出申請時,在設定流程管理時也請新增多位執行人。
    截圖:強調「選擇使用者」對話方塊中的「其他」與「上司」

  4. 點選[新增]。

範例2:設定多個簽核路徑

根據申請者的所屬部門或申請內容,簽核人有多種組合時,在其他應用程式中登錄簽核路徑。
利用Lookup取得登錄的簽核路徑,可以自動設定符合所屬部門或申請內容的執行者並前進流程。

完成示意圖:
截圖:已設定流程管理的記錄的顯示範例

依照以下步驟,設定多個簽核路徑。

建立簽核路徑應用程式

  1. 建立登錄簽核路徑的應用程式。
    在應用程式的表單中配置以下欄位。

    • 簽核路徑名稱:單行文字方塊欄位
    • 所屬部門:組織欄位
    • 簽核人:使用者欄位
    • 相關部門:組織欄位
    • 批准人:使用者欄位
  2. 在簽核路徑應用程式中新增記錄。
    截圖:簽核路徑應用程式的記錄清單畫面

取得簽核路徑

  1. 開啟要將上司新增為執行者的Kintone應用程式。

  2. 在表單中配置以下欄位。

    • 簽核路徑名稱:Lookup欄位
    • 簽核人:使用者欄位
    • 相關部門:組織欄位
    • 批准人:使用者欄位

    截圖:在設定流程管理的應用程式表單中配置所需欄位

  3. 在「簽核路徑名稱」欄位的設定畫面中,設定從簽核路徑應用程式中取得簽核路徑名稱與執行者(簽核人、相關部門、批准人)。
    在篩選的初始設定中,設定「所屬部門」包括「優先組織」,即可立即取得自己所屬組織的簽核路徑。
    截圖:框線強調「Lookup的設定」畫面中的Lookup的設定項目 Lookup欄位的詳情,請參閱以下頁面。
    Lookup

  4. 在「流程管理」畫面中,設定狀態。
    狀態設定如下:

    • 最初的狀態:未申請
    • 第2個以後的狀態:
      • 申請中
      • 已簽核
      • 已確認
      • 已批准
  5. 設定最初的流程。
    最初的流程設定如下:

    • 執行者:建立人
    • 動作:申請
    • 下一個狀態:申請中
  6. 設定第2個以後的流程。

    • 狀態為「申請中」的流程
      • 執行者:簽核人
      • 動作:簽核
      • 下一個狀態:已簽核
    • 狀態為「已簽核」的流程
      • 執行者:相關部門
      • 動作:確認
      • 下一個狀態:已確認
    • 狀態為「已確認」的流程
      • 執行者:批准人
      • 動作:批准
      • 下一個狀態:已批准
  7. 確認流程圖,並更新應用程式。 流程管理設定的示意圖如下: 截圖:「流程管理」畫面的[1.啟用]及[2.狀態]的設定範例 截圖:「流程管理」畫面的[3.流程]的設定範例