流程管理的设置容易陷入复杂。
实际在Kintone中设置流程管理之前，如事先把握业务的流程，预先设计好流程管理，可使整个设置进行得更加顺畅。
将想要在流程管理中设置的业务流程记在纸上，或使用PowerPoint、Excel等应用起个草图。

例如，将申请、批准的业务流程做成如下草图。

在业务流程的草图中，明确画出状态、执行者和动作。

1. 确定初始的状况（状态）和初始的负责人（执行者）。
   初始的负责人（执行者）指定为创建人或不指定。
   例：

   • 状态：申请前
   • 执行者：创建人

2. 确定下一个状况（状态）和下一个负责人（执行者）。
   例：

   • 下一个状态：申请中
   • 下一个执行者：批准人

3. 确定用于从初始的状况（状态）推进至下一个状态（状态）的按钮名称（动作）。
   例：

   • 动作：申请

4. 根据业务流程，重复步骤2和步骤3。
   取消或推进至下一个批准人时的示例：
   
   根据条件下一个状态和下一个执行者有所分支时的示例：
   

5. 确定表示完成的最后状况（状态）和用于推进至最后状况（状态）的按钮名称（动作）。
   不需要完成状态的负责人（执行者）。
   例：

   • 动作：批准
   • 最后的状态：已批准

流程的详情根据各状态进行设置。
根据业务流程的草图，先列出状态，再分别对各状态导出执行者、条件、动作、下一个状态。

• 初始的状态：申请前
• 第2个及之后的状态：
  • 申请中
  • 已批准

• 状态：申请前
• 执行者：创建人
• 条件：无
• 动作：申请
• 下一个状态：申请中

本例中为状态处于“申请中”的流程设置。

• 状态：申请中
• 执行者：批准人
• 条件：无
• 动作：批准
• 下一个状态：已批准

完成流程的最后状态由于没有执行者和动作，所以无需导出为列表。