TIPS:プロセス管理と組み合わせると便利な設定

プロセス管理を設定する際に、アプリのほかの設定を組み合わせるとより効果的です。

次の業務の流れにおいて、設定すると便利な一覧、通知、およびアクセス権の設定を紹介します。
プロセス管理のおすすめの設定での業務の例

一覧の設定

自分の申請が承認されたかどうかを一覧で確認したい場合、「自分の申請の一覧」を作成します。
自分の申請の一覧は、作成者がログインユーザーという条件で絞り込みます。 自分の申請の一覧の設定 一覧の絞り込みに条件を指定する方法について、詳しくは一覧を設定するのページを参照してください。

アプリを開いたときに、自分の申請の一覧が最初に表示されるように設定できます。
一覧を並べ替えて、自分の申請の一覧を一番上に移動すると、最初に表示されます。 一覧の設定

通知の設定

プロセス管理を有効にすると、自分が作業者になったときに自動的に通知を受け取ることができます。
自分の申請が承認されたときは自動的に通知されないため、通知を受信したい場合はレコードの条件通知で設定します。 承認されたときの通知の設定 レコードの条件通知について、詳しくはレコードが特定の条件を満たしたときの通知を設定するのページを参照してください。

担当者にタスクを知らせる方法

自分が対応する申請や作業タスクが登録されると、Kintoneに通知が届きます。
また、通知をメールで受け取ることも可能です。詳しくは、メール通知を設定するのページを参照してください。

Kintoneのポータル(トップページ)には、「未処理」のレコード数がアプリごとに表示されます。
対応すべきタスクをいつでも確認できるので、対応漏れを防ぐことができます。
ポータルの未処理アプリ

「未処理」のアプリをクリックすると、対応が必要なレコードの一覧が表示されます。 (作業者が自分)のレコード一覧

アクセス権の設定

ステータスに応じて、レコードのアクセス権を設定できます。
承認済みのレコードは変更や削除ができないようにする、申請中のレコードは申請者や承認者以外には非公開にする、という利用方法を実現できます。

承認済のレコードを変更や削除ができないようにする

レコードのアクセス権の設定で、ステータスが承認済の場合はEveryoneに許可する操作を「閲覧」のみにします。 レコードのアクセス権の設定

申請中のレコードを申請者や承認者以外には非公開にする

レコードのアクセス権の設定で、ステータスが承認済以外の場合に、作成者と承認者はすべての操作ができ、Everyoneは何も操作できないようにします。
レコードのアクセス権の設定