プロセス管理の設計

プロセス管理は、設定が複雑になりがちです。
Kintone上でプロセス管理を実際に設定する前に、あらかじめ業務の流れを把握し、プロセス管理の設計をしておくとスムーズに設定できます。
プロセス管理で設定したい業務の流れを、紙でメモしたりPowerPointやExcelなどのアプリケーションを利用したりして、図にしてみましょう。

たとえば、申請や承認といった業務の流れを次のような図にします。 業務の流れの例

業務の流れ

業務の流れを表す図では、ステータスと作業者とアクションがわかるようにします。
図の要素 例)【ステータス】 円、【作業者】 四角、【アクション】 矢印

  1. 最初の状況(ステータス)を決めます。
    最初の担当者(作業者)は、指定しないか、作成者にします。
    最初のステータス 例)【ステータス】 申請前、【作業者】 作成者

  2. 次の状況(ステータス)と、担当者(作業者)を決めます。
    そのステータスに進めるためのボタンの名前(アクション)も決めます。 次のステータス 例)【アクション】 申請する、【次のステータス】 申請中、【次の作業者】 承認者

  3. 完了となる、最後の状況(ステータス)を決めます。
    完了のステータスの担当者(作業者)は不要です。
    そのステータスに進めるためのボタンの名前(アクション)も決めます。 業務の流れの例 例)【アクション】 承認する、【次のステータス】 承認済
    これで、業務の流れの図ができました。

プロセスの詳細

プロセス管理の詳細は、ステータスごとに設定します。
業務の流れの図からステータスをリストアップし、ステータスごとに作業者、条件、アクション、次のステータスを一覧表にします。

  1. 作成した業務の流れの図 業務の流れの例

  2. ステータスとプロセスの一覧表

    • ステータス
      申請前、申請中、承認済
    • プロセスの一覧表
      ステータス 作業者 条件 アクション 次のステータス
      申請前 作成者 申請する 申請中
      申請中 承認者 承認する 承認済
      プロセスが完了となる最後のステータスは、その作業者やアクションがないため、一覧表には記述不要です。

これで、プロセス管理を設定する準備ができました。