プロセス管理の設定を変更する場合の注意

プロセス管理の設定を変更する場合、次のことに注意してください。

プロセス管理機能を無効にする場合

プロセス管理機能を無効にしても、既存のレコードのステータスやステータスの変更履歴の情報は保持されます。
ただし、作業者を条件にして設定しているレコードの絞り込みやアクセス権の設定は削除されます。

プロセス管理機能を再度有効にすると、各レコードは、プロセス管理機能を無効にする直前のステータスになります。

プロセス管理を無効にしようとしてエラーが表示されたときは

エラーメッセージ 原因と対処方法
プロセス管理を無効にできません。ステータス、または作業者が、「XXXX」アプリのルックアップフィールド「XXXX」から参照されています。参照元のルックアップフィールドの設定を変更するか、または削除してください。 ほかのアプリのルックアップフィールドの設定で、このアプリのプロセス管理の作業者/ステータスが指定されています。この場合、プロセス管理は無効にできません。
プロセス管理を無効にするには、エラーメッセージに表示されたアプリの設定画面を開いて、ルックアップフィールドを削除または設定変更してください。
プロセス管理を無効にできません。ステータス、または作業者が、「XXXX」アプリの関連レコード一覧フィールド「XXXX」から参照されています。参照元の関連レコード一覧フィールドの設定を変更するか、または削除してください。 ほかのアプリの関連レコード一覧フィールドの設定で、このアプリのプロセス管理の作業者/ステータスが指定されています。この場合、プロセス管理は無効にできません。
プロセス管理を無効にするには、エラーメッセージに表示されたアプリの設定画面を開いて、関連レコード一覧フィールドを削除または設定変更してください。
プロセス管理を無効にできません。ステータス、または作業者が、削除済みかつ復旧可能なアプリ「XXXX」のルックアップフィールド「XXXX」から参照されています。
プロセス管理を無効にするには、アプリ「XXXX(アプリID:XXXX)」を一度復旧し、ルックアップフィールドを削除または設定変更してください。
※アプリを復旧できるのは「Kintone共通管理者」のみです。詳細はヘルプを参照してください。
削除済みアプリのルックアップフィールドの設定で、このアプリのプロセス管理の作業者/ステータスが指定されています。アプリの復旧が必要になった場合にルックアップのデータが失われないよう、このプロセス管理は無効化できません。
プロセス管理を無効にするには、削除済みのアプリを復旧したあとに、ルックアップフィールドを削除または設定変更してください。または、アプリを削除してから14日以上経過すると、アプリを復旧できなくなるためプロセス管理も無効化できるようになります。
アプリを復旧できるのは、「Kintone共通管理者」(ユーザー・組織の登録や、セキュリティの設定を行う管理者)のみです。
プロセス管理を無効にできません。ステータス、または作業者が、削除済みかつ復旧可能なアプリ「XXXX」の関連レコード一覧フィールド「XXXX」から参照されています。
プロセス管理を無効にするには、アプリ「XXXX(アプリID:XXXX)」を一度復旧し、関連レコード一覧フィールドを削除または設定変更してください。
※アプリを復旧できるのは「Kintone共通管理者」のみです。詳細はヘルプを参照してください。
削除済みアプリの関連レコード一覧フィールドの設定で、このアプリのプロセス管理の作業者/ステータスが指定されています。アプリの復旧が必要になった場合にルックアップのデータが失われないよう、このプロセス管理は無効化できません。
プロセス管理を無効にするには、削除済みのアプリを復旧したあとに、関連レコード一覧フィールドを削除または設定変更してください。または、アプリを削除してから14日以上経過すると、アプリを復旧できなくなるためプロセス管理も無効化できるようになります。
アプリを復旧できるのは、「Kintone共通管理者」(ユーザー・組織の登録や、セキュリティの設定を行う管理者)のみです。

ステータスを削除/変更する場合

  • ステータスを削除する場合:
    そのステータスのレコードが存在しないステータスだけを削除できます。

  • ステータスの名前を変更する場合:
    過去に削除したステータスと同じステータス名を付けることはできません。

作業者を変更する場合

  • 作業者の設定を変更する場合:
    設定を変更する前に作業者を指定したレコードのステータスを変更できるのは、その作業者だけです。 作業者の設定を変更しても、既存のレコードの作業者は保持されます。

  • 作業者の指定方法(「次のユーザーから作業者を選択」「次のユーザー全員」「次のユーザーのうち1人」のいずれか)を変える場合:
    該当のステータスに作業者が指定されたレコードが存在する場合、作業者の設定を変更することはできません。変更するには、次のどちらかの対処をしてください。

    • 作業者が指定されている該当ステータスのレコードを削除する
    • 作業者が指定されている該当ステータスのレコードを、別のステータスに変更する
  • 作業者に指定されているユーザーの、Kintoneの利用を停止する場合:
    そのユーザーが作業者に指定されているレコードのステータスは、変更できなくなります。
    アプリの管理者が、作業者を現在使用中のユーザーに変更すると、ステータスを変更できるようになります。

アクションを変更する

  • アクションの設定を変更する場合:
    ステータスを変更するアクションの設定を変更しても、既存のレコードのステータスは変わりません。

  • アクションを削除する場合:
    次の条件の両方に当てはまる場合、アクションを削除できません。

    • 該当のアクションを実行可能なステータスのレコードが存在する
    • 該当のアクションを削除すると、上記のレコードで実行できるアクションがなくなる

設定変更しようとしてエラーが表示されたときは

プロセス管理の設定を変更し、[アプリを更新]、[OK]をクリックすると、エラーが表示される場合があります。

  • プロセス管理の作業者の設定を変更しようとしたとき、すでに該当ステータスのレコードが存在し、作業者が割り当てられていると次のエラーが表示されます。

    処理に失敗しました。(エラーの内容:GAIA_IL35: プロセス管理の作業者の設定を変更できません。運用中のアプリにある、作業者の設定を変更するステータスのレコードに、作業者が指定されています。)

  • ステータスを削除しようとしたとき、すでに該当ステータスのレコードが存在すると次のエラーが表示されます。

    処理に失敗しました。(エラーの内容:GAIA_IL10: ステータスを削除できません。運用中のアプリに、削除しようとしているステータスのレコードがあります。)

いずれの場合も、該当レコードを1件ずつ次のステータスに進めたあと、プロセス管理の設定を変更できるようになります。

「作業者に設定したフィールドは削除できません」エラーが表示されたときは

プロセス管理の作業者として利用しているフィールドを削除しようとすると、次のエラーが表示される場合があります。

プロセス管理の作業者に設定したフィールド(○○)は、削除できません。

削除しようとしているフィールドが、プロセス管理の作業者に設定されていることが原因です。
プロセス管理の設定を開いて、作業者から該当フィールドを外したあとにフォームのフィールドを削除してください。

たとえば「承認者」フィールドを削除しようとしてエラーが表示された場合、プロセス管理の「3.プロセス」で、「承認者」を作業者から削除する必要があります。 その後、フォーム画面から「承認者」フィールドの削除が可能です。