表示するレコードを絞り込む
レコード一覧画面で、表示したいレコードの条件を指定して絞り込み表示することができます。
絞り込み手順
- アプリのレコードの一覧画面で、
をクリックします。
「条件」で、条件を指定するフィールドを選択して、レコードの絞り込み条件を指定します。
をクリックして、表示されたフィールドから条件を指定するフィールドを選択します。フィールド名を入力して、フィールドを検索することもできます。
「ソート」で、レコードの表示順を指定します。
「ソート」の選択肢に表示されるフィールドは、次のページを参照してください。
「ソート」で選択できるフィールドを教えてください
[適用]または[保存]をクリックします。
[適用]をクリックすると、指定した条件でレコードが絞り込まれます。
管理権限を持つアプリでは、[保存]をクリックして、絞り込み条件をアプリに保存できます。
「次のキーワードを含む」／「次のキーワードを含まない」を使用する場合の注意事項
- 指定できるキーワードについては、次のページの「検索キーワード入力時の注意事項」を参照してください。
検索キーワード入力時の注意事項 - 添付ファイルフィールドの文書に含まれるキーワードを指定してレコードを絞り込む場合、検索対象となるファイルの形式は、次のページを参照してください。
検索対象のファイル形式 - 指定したキーワードを含むレコードが10万件以内に収まるキーワードを指定してください。10万件を超えると警告が表示され、レコードが正しく絞り込まれません。
複数の絞り込み条件を指定した場合は、各キーワードを含むレコードの合計が10万件を超えると、レコードが正しく絞り込まれません。
フィールドの値の条件を組織で指定する場合の絞り込み結果の違い
次のフィールドの値の条件を組織で指定する場合、レコードの抽出結果がフィールドによって異なります。
- 値がユーザーのフィールド（作成者、更新者、作業者、ユーザー選択）：
指定した組織、またはその下位組織に所属するユーザーを値とするレコードが絞り込まれます。 - 値が組織のフィールド（組織選択）：
指定した組織、またはその下位組織を値とするレコードが絞り込まれます。
「処理に失敗しました。更新または参照するレコード数を減らしてください。」と表示される場合
次の条件にあてはまる場合、レコード情報の取得に失敗します。取得するレコード、またはフィールドを減らしてください。
- 取得するフィールド数が200万個を超える場合
- レコードの合計サイズが数十MBと大きい場合
データサイズに添付ファイルは含まれません。