テーブルを含むレコードを一括で登録/更新する

テーブルを含んだレコードを一括で登録/更新したい場合、Excelブックファイル、またはCSVファイルをアプリに読み込むことによって登録/更新できます。

テーブルを大量に登録/更新したいときに、レコードを一件ずつ作成・編集して、テーブルを手作業で入力して…という手間が省けます。また、テーブルで計算式を使用している場合なども、ファイル読み込み時に自動で再計算されるので便利です。

テーブルを含むレコードを一括で登録/更新するには、以下の2つの方法があります。

  • ファイルをはじめから作成して、アプリに読み込む方法:
    作成済みのアプリに、新しいレコードをまとめて登録したい場合に便利です。
  • アプリからレコードをファイルに書き出し、ファイルを編集してアプリに読み込む方法:
    登録済みのレコードをまとめて更新したい場合に便利です。以下のように、登録済みの行を上書きしたり、新しい行を追加したりできます。また、新しいレコードを追加で登録することも可能です。 画像

テーブルを一括登録/更新する際の注意点

  • アプリのアクセス権で[ファイル読み込み]権限が必要です。
    また、アプリからファイルを書き出し、編集して読み込む場合は、[ファイル書き出し]権限も必要です。
    アクセス権の初期設定では、[ファイル書き出し]および[ファイル読み込み]はアプリの作成者だけに許可されています。
  • テーブルに添付ファイルフィールドが含まれている場合、一括更新はできません。
    レコードを新たに一括登録するときは、テーブル内の添付ファイルフィールド以外のフィールドを読み込むことが可能です。
  • テーブルにルックアップフィールドが含まれ、コピー元のフィールドの「値の重複を禁止する」を無効にしている場合は、一括登録/更新はできません。
  • 以下のフィールドは、ファイル読み込み時に再計算または更新されます。そのため、読み込み対象として指定する必要はありません。
    • 計算フィールド
    • 文字列(1行)フィールドで、自動計算を設定している場合
    • ルックアップフィールドで、「ほかのフィールドのコピー」に設定しているフィールド
  • ファイルを読み込むときは、「アプリのフィールド」に表示されているテーブル内の全フィールドに対して、「ファイルの列」を指定する必要があります。変更のないフィールドも読み込み対象として指定してください。

操作手順(アプリからファイルを書き出し、編集して読み込む場合)

ここでは、テーブルを含むレコードをファイルに書き出し、ファイル上で更新内容を反映してからアプリに読み込む例を紹介します。

  1. アプリのレコードの一覧画面を開き、絞り込みアイコン 漏斗アイコンをクリックして、ファイルに書き出したいレコードを絞り込みます。

  2. 画面右上の 画像 をクリックし、[ファイルに書き出す]をクリックします。

  3. テーブルおよびほかに書き出したいフィールドを指定して、[書き出す]をクリックします。
    画像 レコードがファイルに書き出されます。

  4. 書き出されたファイルを開き、以下のとおり編集して保存します。

    • テーブルを上書きする場合:
      上書きしたいテーブルに該当するセルを編集します。 画像
    • テーブルの行を追加する場合:
      同じレコード内の他の行をコピーし、先頭列を空白にします。そのあと、テーブルに該当するセルに追加内容を入力します。  画像
    • テーブルを含んだレコードを新規登録する場合:
      行を追加し、先頭列を「*」、レコード番号を空白にします。そのあと、テーブルに該当するセルに追加内容を入力します。
  5. 画面右上の ・・・をクリックし、[ファイルから読み込む]をクリックします。 画像

  6. [参照]をクリックし、読み込むファイルを選択します。

  7. 「読み込むファイルの先頭行はフィールド名ですか?」で「はい」を選択します。

  8. 読み込んだファイルの内容が「プレビュー」に正しく表示されていることを確認し、必要に応じて「文字コード」を変更します。

  9. アプリのフィールドと読み込むデータの列を対応付けます。

    • 「アプリのフィールド」に表示されているテーブル内の全フィールドに対して、「ファイルの列」を指定する必要があります。変更のないフィールドも読み込み対象として指定してください。
    • 「アプリのフィールド」では、テーブルは「テーブル名 > フィールド名」という形式で表示されます。 画像
  10. 登録済みのレコードのテーブルを上書きする場合は、「一括更新のキー」のチェックボックスを選択します。
    キーに指定したフィールドの値と、ファイルの列の値が一致すれば、その行のファイルのデータでレコードが上書きされます。 画像

  11. 画面左上の[読み込む]をクリックします。